20.05.2021

Derfor er det så svært at sige nej – og sådan gør du det lettere

Af Line Ullmann, Underviser og forfatter til bogen ’Sådan siger du nej på jobbet – uden skyld, skuffelser og sure miner

Ordet nej er lidt af en showstopper. Der er ikke mange, der ønsker at have en medarbejder eller være kollega med en, der altid siger nej, er afvisende eller i konstant opposition. Måske er det derfor, det kan føles svært at sige nej. De færreste af os ønsker vel at ende som den type, ingen har lyst til at samarbejde eller være i mødelokale med. Vi ved jo godt at fleksible medarbejdere, der siger ja, springer til, tager fra og giver en hånd med er i høj kurs. At sige nej kan give en følelse af at være det stik modsatte. Uanset hvad, der er årsagen, så har mange af os et negativt billede af nejsigere og et anstrengt forhold til ordet. Og det er et problem, for manglende evne til at sige nej fx til at blive afbrudt midt i noget vigtigt, til alt for mange opgaver, urealistiske deadlines eller kollegers dårlige adfærd kan gå ud over den personlige effektivitet og trivslen i arbejdslivet.

Til gengæld vil vi gerne samarbejde med mennesker, der er ærlige og tydelige om, hvad de ønsker, hvad der er vigtigt for dem og hvor de står i forhold til en sag.  Når du gerne vil være bedre til at sige nej på jobbet for at passe på din tid, din personlige planlægning eller din trivsel skal du begynde et andet sted end med nej. Du skal begynde med dit ja.

Når du siger nej til at deltage i et møde, er det, fordi du siger ja til noget andet, der er vigtigere set fra dit perspektiv. Når du siger nej til at blive afbrudt, er det, fordi du siger ja til at holde fast i dine allerede gennemtænkte prioriteter. Når du sætter grænser over for andres opførsel, er det fordi, der er noget på spil, som er vigtigt for dig. Det, du værner om, når du siger nej, er dit ja. Dit ja er det underliggende formål med at sige nej og fokuserer du på det, gør du det nemmere for både dig selv og andre.

Det føles nemmere at sætte ord på dine ja’er

Mange siger at de ikke kan sige nej. Men er det sandt? Her er et eksempel, hvor det for de fleste vil være relativt nemt at sige nej. Forestil dig, at du skal på ferie. Det er en drømmeferie, du har sparet op til i lang tid. Dine kufferter er pakket. Flybilletterne ligger fremme. Dine rejsefæller er også parate. I skal afsted på fredag, og alt er godt. Lige indtil din chef træder ind på dit kontor og beder dig deltage i et vigtigt møde i næste uge. En vigtig samarbejdspartner ønsker at mødes for at løse et nyligt opstået problem. Hvad siger du nu?

Mon ikke du vil takke nej til mødet med en formulering i stil med denne: »Det kan jeg ikke desværre ikke, da er jeg i Nordkap for at se midnatssolen«. For de fleste vil det være relativt enkelt at svare nej til mødeinvitationen. Grunden til, at det forekommer nemmere at sige nej lige her er, at nej’et er baseret på et klart, tydeligt og helhjertet ja. Der er et indlysende og veldefineret formål med at sige nej, hvilket er pointen. Når du har styr på dine ja’er, bliver det både nemmere for dig at vide hvornår og hvordan, du skal sige nej.

Det er nemmere for andre at acceptere et nej baseret på et ja

Den enkle og klare begrundelse for dit nej, gør det også enkelt for din chef at acceptere. Hun havde formentlig bare glemt, at du skulle på ferie lige der. Er du en fleksibel medarbejder, vil du nu i stedet gå i dialog med din chef om andre løsninger. Kan en kollega træde til? Kan mødet rykkes frem til denne uge, før du rejser? Kan du give dine input til din chef, som kan tage mødet alene osv.? Har du en nogenlunde rimelig chef, vil vedkommende forstå og acceptere dit nej og sætte pris på, at du bidrager til at finde en løsning, selvom det er ubelejligt. Hvis din chef udtrykker ærgrelse og frustration, handler det om situationen og ikke om at dit nej er urimeligt eller uacceptabelt. Det er det naturligt at blive skuffet over en afvisning, men du behøver ikke ændre dit nej til et ja af den grund.

Bliv bedre til at sige ja

Gør det til en vane at være bevidst om, hvad du vil sige ja til, så du bedre kan vende dine nej’er til ja’er og kommunikere dem. Den vane skal indarbejdes i hverdagen, for når du først står midt i en svær situation og kan mærke, at du ønsker at sige nej, så er det måske for sent. Du risikerer at gå mentalt i baglås, hvorefter du måske kommer til at bøje af og sige ja til noget uden at mene det.

 

Her er 3 tip til at sige mere ja (og dermed blive bedre til at sige nej).

1. Læg forpligtende planer

Når du siger nej til et møde, fordi du skal på ferie, er det, fordi du på et tidligere tidspunkt har investeret tid i at planlægge den ferie. Du har haft et ønske om at komme afsted (måske endda på drømmerejsen) og på et tidspunkt længe før det øjeblik, hvor du får behov for at sige nej til din chef, har du besluttet dig for, hvornår rejsen skulle finde sted, skrevet det i din kalender og booket billetterne. Hvis du bare havde drømt om rejsen, men ikke planlagt og bestilt den, ja så var det nok noget sværere at takke nej til mødet.
For at blive mere bevidst om at sige nej, skal du investere tid i at sige ja. Du skal helt konkret investere tid i at planlægge. Hvad er vigtigt i den kommende tid? Hvilke aktiviteter vil du bruge din tid på? Hvilke deadlines har du? Derefter skal du indgå forpligtende aftaler med dig selv og eventuelt med andre.
Forpligtigelse øger sandsynligheden for, at vi får ting gjort og det øger sandsynligheden for, at vi faktisk kan sige nej, når andre irrelevante opgaver, aktiviteter eller forstyrrelser kommer i vejen.

2. Prioriter hver dag

Prioriter hver dag og væn dig til at prioritere dine opgaver skarpt. Udvælg hver morgen en enkelt opgave (eller højest to-tre opgaver), som du giver stjernestatus den dag. Den opgave er dit største ja denne dag. Bestræb dig på at sige nej til, hvad der end måtte dukke op, som vil forhindre dig i at gøre den ene ting, du har lovet dig selv. Du skal ikke sige nej til alt, du skal bare sige mest eftertrykkeligt ja til netop denne opgave. Det vil derefter ofte give sig selv, hvad du skal sige nej til.
Hvis du har 20 ting på din to do-liste til i dag, kan det være svært at afvise den 21., som din chef lægger på dit bord. Men har du en, to eller tre opgaver som du ved, du vil lave, kan du nu sige: Jeg skal nok kigge på det. Jeg kan desværre ikke i dag, hvor jeg har tre vigtige deadlines, jeg skal nå. Hvad siger du til torsdag?

3. Kend dine værdier

Det vil ofte være en fordel, når du vil sige nej, at du giver en kort begrundelse (dit ja), men det betyder ikke at du kun kan bruge planlagte aktiviteter eller andre faktuelle argumenter som begrundelse for dit nej. Du kan også henvise til dine personlige værdier. Hvis fx en af dine personlige værdier er ordholdenhed, vil du sandsynligvis få en stor trang til at sige nej, hvis andre blæser på en aftale I har indgået. I sådan en situation er det nemt at blive vred og få sagt noget i retning af ’du sjofler vores aftaler, det gider jeg ikke finde mig i’, men en kritik af kollegaen kan nemt føre til en eskaleret konflikt. Når du vil sige fra overfor kollegaen der igen og igen ikke overholder aftalte deadlines i jeres samarbejde kan du sige nej ved at sætte ord på det som har værdi for dig.  Sig fx Peter, jeg har brug for at få opgaverne overleveret til den aftale deadline. Det vigtigt for mig, at vi kan regne med hinanden og holder ord.

 

Hvis du vil være bedre til at sige nej, er det godt givet ud at gøre et stykke arbejde for at blive klogere på dine værdier og hvilke, der er vigtigst for dig. Sæt ord på dem, kommunikér dine ja’er så andre forstå hvor du kommer fra, når du siger nej.

 

Læs mere i bogen: Sådan siger du nej på jobbet – uden skyld, skuffelser og sure miner. Bogen er skrevet af Line Ullmann og udgivet på Forlaget Frydenlund, maj 2021.