03.10.2017
Min arbejdsplads er et dårligt sted at være – del på Facebook!
Guidelines til politik om brug af sociale medier
Af Mette Nørlem, Chief of Staff og DANSK HR’s erhvervsjuridiske rådgiver
For de fleste af os er brug af de sociale medier i dag hverdag, og også mange virksomheder har fået øjnene op for de mange muligheder, der kan opnås såsom god kommunikation med potentielle kunder og medarbejdere, øget markedsføring, netværk og andet.
Men med de hurtige og lettilgængelige medier er der også store risici, og udover frygt for nedgang i arbejdsproduktivitet, it-sikkerhed, lovovertrædelser og andet, frygter alle virksomheder også en såkaldt ”shitstorm”, hvor falske, unuancerede, fortrolige eller uheldige informationer finder vej til de sociale platforme, og hvor man som virksomhed får dårlig omtale eller direkte bliver lagt på had.
Med sociale medier og den fart, de opererer i, er det umuligt at styre nyhedsstrømmen. For så vidt angår kunderne og omverdenen har vi kun de strafferetlige regler til hjælp, men i forhold til medarbejderne har vi faktisk muligheden for at opstille retningslinjer for deres brug af medierne.
Fordelene ved at have klare retningslinjer er indlysende ledelsesmæssigt, da det giver et godt udgangspunkt for dialogen mellem ledere og medarbejdere om brugen af de sociale medier, og da man samtidig dermed har fået forventningsafstemt, hvad der er god og dårlig brug af disse medier. Gode retningslinjer har imidlertid også en juridisk fordel, fordi det gør det langt nemmere for virksomhederne at gribe ind over for uacceptabelt brug.
Her er en række bud på, hvad man kunne tage stilling til ved udarbejdelse af social medie-politik:
- Må medarbejderne gå på de sociale medier i arbejdstiden? Hvis ja, hvilke medier og i hvilket omfang
- Hvem må medarbejdere være venner med i forhold til de arbejdsmæssige relationer? Kunder, kolleger, leverandører, chefer eller andre?
- Udbetaler man sig på egne vegne eller på virksomhedens vegne?
- Brug af logo, billeder og materiale fra virksomheden.
- Hvad må man lægge på de sociale medier af facts? Og hvad må ikke deles? (tavshedspligt)
- Må man lufte holdninger på de sociale medier? Og hvis ja hvordan afgrænses dette i forhold til loyalitetspligten?
- Gælder de samme regler for alle medarbejdere?
- Hvad er god takt og tone på de sociale medier i forhold til virksomhedens image og værdier?
- Hvordan vil der foretages kontrol af medarbejdernes brug af de sociale medier?
- Hvad er konsekvensen, hvis retningslinjerne overtrædes?
Det kan være en god ide at inddrage medarbejderne i udarbejdelsen af retningslinjerne, idet der dermed opnås en mere mangfoldig dialog, og fordi et fælles udarbejdet regelsæt sandsynligvis vil betyde bedre accept af reglerne.
Ovenstående tekst er baseret på retstilstanden på tilblivelsestidspunktet og indeholder en generel gennemgang af nyeste praksis eller lovgivning på det tidspunkt. DANSK HR påtager sig ikke noget ansvar for brug af reglerne, og gennemgangen kan ikke erstatte egentlig juridiske sagsbehandling.