12.08.2015

5 gode råd til læsning af medarbejderes mail

Af Mette Nørlem, Chief of Staff og DANSK HR’s erhvervsjuridiske rådgiver, DANSK HR

Arbejdsgivere oplever ind imellem, at de har behov for at tjekke en medarbejders mail. Det kan være ved lang tids fravær, mistanke om ulovlig eller ikke acceptabel adfærd, opsigelse eller andet. Både straffeloven og persondataloven indeholder imidlertid en række regler, der opstiller begrænsninger i adgangen til at gøre sig bekendt med andres private post, herunder e-mails.

Ifølge straffeloven er det strafbart at læse andres lukkede post, mens persondataloven som udgangspunkt kræver samtykke, hvis posten indeholder personoplysninger. I persondataloven er der ydermere en pligt til at underrette den medarbejder, der får sin post gennemgået.

Hvis man som arbejdsgiver vil have mulighed for i aktuelle tilfælde at kunne tjekke medarbejderens mail uden dennes vidende, kan det anbefales, at man i virksomheden har en klar it-politik, hvori reglerne omkring læsning af medarbejdernes e-mail beskrives, og som medarbejderne også er bekendt med.

Fem gode råd ved læsning af medarbejders e-mail:

1. Udform en it-politik, hvori der er klare regler for, hvornår og hvordan virksomhedens kan have ret til at gøre sig bekendt med medarbejderens mailkorrespondance. Sørg for at it-politikken som alle andre personalepolitikker til enhver tid er tilgængelig og jævnligt opdateres/informeres ud.
   
   
2. Sørg for at politikken er beskrevet og gennemføres, så den kan siges at tjene et konkret formål og ikke går ud over dette formål.
   
   
3. Det kan være hensigtsmæssigt at skrive i medarbejderens ansættelseskontrakt, at al mailkorrespondance sendt gennem virksomhedens it-systemer tilhører virksomheden, hvorfor virksomheden har ret til at gøre sig bekendt med og disponere over den i relation til it-politikken.
   
   
4. Åbn kun medarbejderens mailboks, hvis der er begrundet behov for dette.
   
   
5. Er det nødvendigt at gennemgå mailkorrespondance, så gør det ikke i videre omfang, end det er nødvendigt og spring mails over med tydeligt privat indhold, der ikke relaterer sig til sagen eller formålet.

Såfremt virksomhederne ikke iagttager ovenstående forholdsregler, vil konsekvensen kunne være, at virksomheden kan dømmes for overtrædelse af straffe- og/eller persondatalovens regler – typisk med bøde og erstatning til medarbejderen som konsekvens.