Al ledelse er forandring – ingen forandring uden kommunikation

Af: Lisbeth Wirgowitsch, Managing Partner i KREAB Copenhagen

Studier viser, at 80 % af en leders dagligdag handler om at kommunikere. Ofte er det HR’s opgave at hjælpe og rådgive ledelsen til at kommunikere målrettet og strategisk og brænde igennem. Det er forudsætningen for at få opbakning fra medarbejderne og i sidste ende skabe resultater.

Skal HR rådgive bedst muligt, er det en god idé at vide, hvad der skal til for at blive god til kommunikation. Derfor sætter vi i en række artikler fokus på de væsentlige elementer i resultatskabende ledelseskommunikation, og vi giver konkrete råd og værktøjer, som du kan bruge i din egen kommunikation – og når du skal rådgive din ledelse.

Skal man som leder skabe forandringer og lede effektivt gennem andre, kræver det en evne, der overskygger alt andet – nemlig evnen til at få medarbejdere til at brænde for det mål, ledelsen har sat.

Tit er det HR’s opgave at hjælpe og rådgive ledelsen, så den får sine budskaber igennem og dermed sikrer opbakning fra medarbejderne og i sidste ende skaber resultater.

Men hvordan er det lige, man gør?

Rigtig mange ledere holder taler, møder og skriver beskeder til medarbejderne, men undrer sig over, at det tilsigtede resultat udebliver.

For at kunne rådgive ledelsen skal du som HR-medarbejder selv være skarp på, hvad der skal til for at blive en god kommunikator. Og du skal vide, hvilke grunddiscipliner god ledelseskommunikation kræver.
Når du ved det, kan du rådgive og opkvalificere både dig selv og de ledere, der skal udvikle organisationen

Skab opbakning og handling med kommunikation

Når vi som mennesker kommunikerer, er vores mål næsten altid enten at overbevise modtageren, at få dem til at forstå eller at få dem til at ændre holdning eller adfærd.

Det gælder i privatlivet, og det gælder på arbejdet – i særdeleshed, når man som leder skal forandre og sikre resultater gennem andre.
Derfor er det en rigtig god idé at vælge sine kommunikationsformer bevidst og ud fra, hvad man gerne vil opnå.

Meget groft stillet op kan man som leder vælge mellem to kommunikationsformer, når man skal have medarbejderes opmærksomhed og sikre, at de forstår, husker og handler. Man kan vælge den såkaldte envejskommunikation, hvor man informerer eller meddeler budskaber til medarbejderne f.eks. på intranettet. Eller man kan vælge tovejskommunikationen, hvor man som leder indgår i dialog med sine medarbejdere.

Dialog involverer, og involvering er vejen til engagement, som næsten altid er forudsætningen for, at vi som mennesker handler.

De to kommunikationsformer, envejs- og tovejskommunikationen, er ikke hinandens modsætninger. Og den kloge leder bruger de to former bevidst og målrettet i et miks i sin kommunikation.

Studier viser, at ledere bruger 80 % af deres tid på at kommunikere. Meget groft sagt mener flere, at ledelse ER kommunikation. Ingen forandring uden kommunikation – så hvorfor ikke gøre det målrettet og resultatskabende?

Vores undersøgelser viser, at et stigende antal ledere ønsker at blive bedre til at kommunikere og bruge kommunikation som et håndgribeligt redskab, når der skal sættes retning og skabes forandring.

Vejen til at blive hørt, forstået og husket

Derfor vil jeg nu give dig fire grundlæggende råd, som baner vejen til at blive hørt, forstået og husket – så det bliver nemmere at få medarbejderne til at bakke op om forandringer.

1. Kend din målgruppe

Det er afgørende at kende og prioritere sine målgrupper for at kunne formidle budskaber, som modtages, forstås og huskes. Ligesom de fleste kommunikerer forskelligt til deres forældre, ægtefælle og børn, skal der kommunikeres forskelligt til medarbejdere, kunder, lederkolleger, bestyrelsen og investorer.

Du skal vide, hvem du taler til – og stille ind på målgruppens frekvens, så de lytter og forstår. Derfor skal du stille dig selv spørgsmålene: Hvem er de, og hvad betyder noget for dem? Mangler jeg viden om målgrupperne for at kunne kommunikere præcist?

Vi skal kende målgruppen for at kunne tale ind i deres virkelighed. Hvis vi ikke sætter os ind i, hvem de er, og hvad der optager dem, kan vi ikke kommunikere på deres præmisser, møde dem, hvor de er – og så får vi dem aldrig med os.

2. Budskab – det vigtigste først

Når du kender dine målgrupper, kan du tilrette dit budskab. Som leder har man meget på hjertet. Man vil gerne have medarbejderne til at samarbejde og følge planen, så man kommer i mål.

Budskabet er midlet, der får medarbejderne til at bakke op og samarbejde.

Derfor er det vigtigt, at budskabet er præcist, klart og tydeligt. Helt centralt er, at det giver mening – ikke kun for lederen, men for modtageren.

Erfaringer viser, at lederne ofte glemmer, at medarbejderne ikke har den samme forhåndsviden som lederen selv.

Lederens fornemste opgave er at udforme budskabet, så medarbejderne forstår. Det kræver, at lederen spørger sig selv: Hvad er det egentlig, jeg vil sige? Hvad er målet med min kommunikation?

Når du kender målet med din kommunikation, kan du udvikle dit budskab. Og fundamentet for at blive hørt er: Det vigtigste skal siges først. Det sikrer, at du fanger din modtagers interesse. Når du har den, kan du uddybe.

3. Opbygning af den gode historie

Uanset hvad du eller ledelsen har på hjerte, uanset hvilket budskab du skal formidle – om det er en tale eller på skrift – skal budskabet bygges op, så det fænger og huskes.

Strukturen i budskabet er afgørende for, om modtagerne forstår, hvad du eller din leder siger. Opbygningen bør derfor bestå af en start, midte og afslutning.

Hvert afsnit skal have en funktion. Det kræver valg – og ikke mindst fravalg. For du kan ikke sige det hele på én gang – det skaber forvirring, og så taber du din målgruppe.

Starten skal indeholde krogen – et godt anslag.

I midten skal argumenterne præsenteres. Hvert argument bør have et selvstændigt afsnit, og derfor kan dette afsnit have flere underafsnit. Men husk på: Alle afsnit skal have en funktion – ellers skal det udelades.

Afslutningen består af en opsamling. Her kan du opfordre til handling. Ofte vil det være en gentagelse af, hvad du har fortalt i indledningen.

4. Kanaler

Budskabet skal huskes, og det kræver, at du møder målgrupperne på de kanaler, de er – og skaber synergi imellem dem.

Nogle kanaler er egnet til envejskommunikation, mens andre er bedre til tovejskommunikation. Er det en tale i kantinen, et møde på Teams, i et nyhedsbrev, på LinkedIn, Facebook, opslagstavlen, i mails, det personlige møde en-til-en eller noget helt andet? Når du kender din målgruppe, ved du også, hvilke kanaler du kan møde dem på.

Og husk: Gentagelse er vigtigt – brug dine forskellige kanaler til at gentage dit budskab, så du er sikker på, at din målgruppe har hørt og forstået det.

Lisbeth Wirgowitsch er Managing Partner i PR- og kommunikationsbureaet KREAB Copenhagen, som har speciale i alle discipliner inden for ledelseskommunikation internt og eksternt.