08.11.2023
Frist for implementering af whistleblowerordning
Af Lærke Sofie Bøje, Stud.jur. og Rie Nielsen, Cand.merc.jur., Legal Advisor hos DANSK HR
Folketinget har vedtaget whistleblowerloven, der træder i kraft den 17. december 2023 for private arbejdspladser med 50-249 ansatte. Der stilles hermed krav til, at alle mellemstore virksomheder skal etablere en whistleblowerordning for beskyttelse af personer, der indberetter. Formålet med loven er at give mulighed for at indberette eventuelle ulovligheder og kritisable forhold uden at frygte for negative konsekvenser. Det er derfor vigtigt, at man som arbejdsgiver i en mellemstor virksomhed får etableret en whistleblowerordning for at overholde gældende ret.
Whistleblowerordningen har til hensigt at forbedre den enkelte medarbejders mulighed for at ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen. Dette skal ske uden, at medarbejderen frygter negative konsekvenser. Formålet er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder på den enkelte arbejdsplads. Fristen for whistleblowerordningen d. 17. december 2023 gælder for mellemstore virksomheder, hvilket defineres som arbejdspladser med 50-249 ansatte.
Hvem kan være whistleblower?
Det er som følge af loven et krav, at arbejdspladsens whistleblowerordning som minimum stilles til rådighed for arbejdspladsens arbejdstagere. Det vil sige alle personer, der i en vis periode præsterer ydelser mod vederlag for en anden og efter dennes anvisninger, skal kunne indberette. Det er dog en forudsætning, at den pågældende person skal udøve en reel og faktisk beskæftigelse, der ikke er af så ringe omfang, at det fremtræder som et marginalt supplement til virksomheden.
Arbejdstageren skal have mulighed for at indberette om overtrædelse af EU-retten, f.eks. forbrugerbeskyttelse, miljøbeskyttelse mm. Ydermere kan arbejdstageren indberette om alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, herunder seksuel chikane, databedrageri eller race-, køn-, farvediskrimination mm.
Krav til whistleblowerordningen
Det kan uden de rette kompetencer være en omstændig proces at etablere og implementere en whistleblowerordning. Det er derfor en god ide allerede nu at sikre sig, at man får etableret en tryg og sikker whistleblowerordning, som arbejdstagerne får kendskab til. Nedenfor opstilles gode råd til, hvordan man får etableret en whistleblowerordning.
- Udpegning af whistleblowerenhed: Arbejdspladsen skal etablere en enhed, der skal modtage og behandle indberetninger. Den skal bestå af upartiske personer, hvilket indebærer, at disse skal forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af indberetningerne. Dette skal ske, uanset hvilke personer de indberettede oplysninger omhandler. Enheden skal dermed være uafhængig af arbejdspladsens daglige ledelse. Det kan besluttes, at ordningen håndteres internt i virksomheden eller outsources til en ekstern part, f.eks. en advokat eller revisor. Behandlingen af indberetningerne skal behandles sikkert og overholde GDPR og øvrige sikkerhedskrav.
- Whistleblowerpolitik: Det er tilstrækkeligt, at ordningen giver mulighed for enten skriftlig eller mundtlig indberetning. Arbejdspladsen skal sørge for, at whistleblowerordningen har en procedure, der sikrer, at whistleblowerenheden opfylder kravene til sagsbehandlingen af modtagne indberetninger. Herunder modtage og registrere indberetningen, bekræfte modtagelsen inden for syv dage, følge omhyggeligt op på indberetningen og give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og senest 3 måneder efter indberetningens modtagelse.
- Oplysningspligt: Arbejdsgiveren skal stille følgende oplysninger til rådighed for medarbejderen: 1) Oplysninger om hvilke overtrædelser, der kan indberettes, 2) hvordan indberetningen behandles og registreres, 3) hvordan man gør brug af whistleblowerordningen 4) hvilke rettigheder whistlebloweren og den berørte person har, 5) hvem der kan indberette til whistleblowerordningen, og 6) om det er muligt at indberette anonymt.
- Dokumentationspligt: Arbejdspladsen skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen. Det betyder, at I som virksomhed skal kunne dokumentere, at der er udpeget en whistleblowerenhed, der administrer whistleblowerordningen i overensstemmelse med kravene i loven.
- Tavshedspligt: Medarbejdere, der er tilknyttet whistleblowerenheden, har en særlig tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse ikke være omfattet af tavshedspligten.
DANSK HR rådgiver jer til hurtigst muligt at etablere en whistleblowerordning for at sikre en lovlig og ensartet implementering i virksomheden.
Hvis du er medlem af DANSK HR og ønsker en mere dybdegående gennemgang af de nye ændringer, er du velkommen til at kontakte DANSK HR´s Legal Adviser Rie Nielsen.
Telefon: 28977411 (mandag – fredag, kl. 10-12)
Mail: jura@danskhr.dk (svar inden for 24 timer mandag – fredag)