07.02.2024
Flydende arbejdspladser skaber samarbejde: Sådan undgår vi siloer
Advertorial af Rikke Damgaard Frederiksen, selvstændig indretningsarkitekt, DAMGAARD ID
Siloer skaber et statisk arbejdsmiljø, som fastlåser forældede strukturer og forhindrer spirende samarbejde, trivsel og produktivitet.
Fra silo til samarbejde
Nogle opgaver kræver ro. Nogle medarbejdere har brug for sparring. Nogle processer kræver store armbevægelser, kaffemaskinen i nærheden eller en kontorstol hos en anden afdeling i organisationen. For i siloer bliver afdelinger opdelt og fremmed for hinanden, og det er en forældet struktur, der forhindrer vigtig vidensdeling afdelinger og medarbejdere imellem.
Og her har HR en vigtig rolle – og en oplagt mulighed med gode forudsætninger for at skabe ændringer med en indretning, der er værdifuld for virksomheden, for samarbejdet og for den enkelte medarbejders trivsel.
Derfor fungerer siloer ikke på moderne arbejdspladser
I siloen er faste pladser ofte foreskrevet af den ansattes afdeling, så ansatte i samme afdeling er samlet og isoleret. Og indretningen er ofte storrumskontorer, hæve-sænke-borde i kliniske rækker og uinspirerende mødelokaler.
Siloen bliver især et problem på moderne arbejdspladser, hvor det at arbejde hjemme er en mulighed. For det betyder, at der flere steder på arbejdspladsen opstår tomme pladser. Det kan virke tomt og demotiverende for dem, der er til stede på kontoret. Men det kan vendes til noget positivt:
I kan nedlægge nogle af arbejdspladserne og skabe flydende pladser. Det minimerer antallet af ’døde pladser’ og skaber et fundament for at vælge arbejdsplads ud fra opgave og individuelle behov.
Den ekstra plads kan udnyttes til små oaser på kontoret, der giver mulighed for at komme lidt væk fra hæve-sænke-bordet og for at samles om samarbejde på tværs af afdelinger.
Fremtiden byder på trendy caféstemning
Selvom mange virksomheder stadig har de traditionelle kontormiljøer, er der flere og flere der vil noget mere og har fået øjnene op for at tænke anderledes. En af grundene til det er, at man ønsker at øge medarbejdernes tilknytning til arbejdspladsen, særligt med fokus på den nye generation på arbejdsmarkedet, som stiller større krav – blandt andet til individualitet. Derfor ser man også virksomheder, der har flyttet sig langt væk det traditionelle og har skabt en indretning, hvor kantinen er blevet til en trendy café, receptionen ligner mere en smart hotellounge, og kontormiljøet er opdelt i atmosfærefyldte zoner, der passer til medarbejdernes behov.
Corona har skubbet yderligere til denne udvikling, for med muligheden for at arbejde hjemmefra skal der gøres noget ekstra for at trække medarbejderne ind på kontoret.
En praktisk opgave med et omfattende udbytte
På en arbejdsplads, hvor der lige nu er lang vej til flydende arbejdspladser, er der fra din stol i HR-afdelingen kun endnu større anledning til at iværksætte en ændring i indretningen.
HR er bedre bekendt med arbejdsprocesser og samarbejde i virksomheden end Facility Management eller den, der ellers er ansvarlig for indkøb af de fysiske elementer til virksomhedens indretning. Derfor giver det mening, at den praktiske opgave sker som et samarbejde mellem de to afdelinger.
Men det kræver en indsats i forhold til implementering. Mennesker er vanedyr, og det er modstridende at skulle søge en ny plads, men med stærk HR-ledelse i front for forandring bliver vejen banet for en arbejdsplads, hvor indretningen og arbejdsmiljøet fremmer samarbejde og individuelle behov.
HR har ansvar for atmosfære og arbejdsglæde
Kontorindretning handler ikke blot om æstetik og om at opfylde regler for arbejdsmiljø. Kontorindretning handler om at skabe de bedste betingelser for gode arbejdsdage.
Indretningen skal passe til medarbejdernes skiftende behov i løbet af en arbejdsdag. Behov for fokus, samarbejde, privatsfære, fællesskab, samtaler og møder.
I mange år har vi diskuteret fordele og ulemper ved eget kontor kontra storrumskontor. Men ingen af de to favner både samarbejde på tværs i organisationen og individuelle behov for fordybelse. Fremtiden bliver en blanding af små lukkede kontorer og det traditionelle storrumskontor. Og derfor bør indretningen i højere grad være fleksibel, og der bør indrettes zoner, som kan dække forskellige behov.
Indretning kan ikke stå alene: Gå forrest mod fleksible arbejdspladser, der skaber værdi
Trivsel på arbejdspladsen påvirkes af det fysiske arbejdsmiljø. Det er heller ikke altid, at flydende arbejdspladser er løsningen, og nogle gange handler det lige så meget om at placere faste pladser hensigtsmæssigt. Men at skabe det gode fysiske arbejdsmiljø kræver den rette indretning og implementering – og det kræver en modig HR-ledelse, der tør tage initiativ og ansvar.
Derfor bør ansvaret for indretning ligge hos HR:
- HR har ansvar for den gode arbejdsdag. De fysiske rammer er i høj grad med til at påvirke trivslen og arbejdsglæde.
- HR kan bedst vurdere medarbejderes fysiske placeringer, og hvordan de kan påvirke samarbejde og værdifuld vidensdeling i organisationen.
- HR har indblik i arbejdsprocesser, og indretningen kan være med til at understøtte og give optimale fysiske rammer for øget produktivitet, kreativitet, samarbejde og arbejdsglæde.
At få en virksomhed fra silo til flydende - eller mere hensigtsmæssige - arbejdspladser er en opgave, der skal hæves fra hæve-sænke-borde og harmoni i farvevalg. Det handler om en målrettet, moderne ledelse, der tager ansvar for trivsel og som tager forskellighed og fleksibilitet alvorligt.
Og så handler det om at skabe den gode atmosfære på arbejdspladsen, som understøtter virksomhedens identitet, og som omfavner arbejdsglæde og trivsel. For indretning kan ikke stå alene, men den kan skabe stor værdi, når det bliver gjort rigtigt.