07.09.2023

Det er tid til at sætte fokus på stress fra det digitale arbejdsmiljø

Af Jesper Riedel, direktør, Hybridledelse.dk

For mange af os er sommerferien slut. Vi er tilbage på kontoret eller foran skærmen, og nogle vil sikkert føle, at man allerede er begravet i en overflod af opgaver, møder og digital kommunikation. En hverdag, som i høj grad bliver styret af alle de konstante digitale signaler, men hvor vi måske glemmer at prioritere pauserne, hvad der er vigtigt at fokusere på, og hvor meget vi egentlig bør påtage os. Men der er stigende evidens for at netop den digitale arbejdsdag, kan have negativ indvirkning på vores trivsel. Det er tid til at stille skarpt på det digitale arbejdsmiljø. Det er tid til TechLifeBalance.

 

Stress koster samfundet dyrt, men har vi helt forstået, hvordan den opstår?

Andelen af voksne danskere med en høj score på stressskalaen er steget fra 21 pct. i 2013 til 29% i 2021. Det er dyrt for samfundet, dyrt for de private sundhedsforsikringer og har ofte store personlige omkostninger for den enkelte. Jeg har selv gennem årene coachet mange stressramte, og der er selvsagt mange faktorer, der spiller ind på menneskers trivsel på arbejdspladsen såsom ledelse, opgavemængde, arbejdskultur og personlighed. Men nyere forskning og data bør lede os til også at rette opmærksomheden mod den digitale indvirkning på trivsel, produktivitet og kreativitet.

Vores digitale hverdag påvirker trivslen

Microsoft gennemfører hvert år en stor undersøgelse blandt 31.000 respondenter i 30 lande. Den er særligt interessant, da de sammenholder respondenternes svar på spørgeskemaer med forbrugsmønstre fra de online-tjenester og programmer, som mange af os dagligt benytter.

I 2023-undersøgelsen kunne man f.eks. udlede:

At 68% ikke føler, at de har tilstrækkelig uafbrudt fokustid i løbet af arbejdsdagen. At 64% siger, at de kæmper med at finde tid og energi til at udføre deres arbejdsopgaver. At den gennemsnitlige medarbejder bruger 57% af arbejdstiden på kommunikation, i Teams-møder, e-mails og chat.

Samtidig kan man i Forbes' "State of the Workplace" rapport for 2023 læse, at 60% af alle deltagere føler sig mere udbrændte på grund af den stigende digitale kommunikation. Halvdelen rapporterer sågar, at deres produktivitet direkte påvirkes negativt af ineffektiv kommunikation.

Vi er nødt til at opnå en bedre forståelse for den digitale mistrivsel på arbejdspladsen

For at komme tættere en løsning af medarbejdernes udfordringer med digital udbrændthed er det næppe tilstrækkeligt at sende en mail med tips og tricks, eller at tilbyde virtuelle meditationstimer. Som organisation bør man starte med at søge en større forståelse for, hvordan teknostress opstår blandt medarbejderne, og hvad man kan gøre for at kompensere. Ligeledes kan man stille sig selv spørgsmålene:

Hvordan måler og holder vi øje med den digitale trivsel? Hvordan skal lederne rustes til at opfange signaler om dårlig trivsel og stress fra medarbejdere, som måske ovenikøbet mistrives på distancen? Og hvilke tilpasninger af IT og arbejdsgange skal vi tage ansvar for at udrulle centralt?

Arbejdet med at skabe et sundt digitalt arbejdsmiljø skal først og fremmest iværksættes organisatorisk. Og i min optik, helst inden der kommer regulative arbejdsmiljøkrav på banen.

Er vi selv en del af problemet?

Samtidig bør vi måske også alle kigge indad og overveje hvilken rolle vi selv spiller, både overfor os selv, og vores omgivelser. Hvor ofte afbryder vi selv en kollega på chatten, selvom hun står optaget? Hvor tit sender vi en "friendly reminder" på en ubesvaret mail, som egentlig ikke var forretningskritisk for andre end os selv? Og hvor ofte fylder vi pauserne mellem møder med nyheder, sociale medier, digital støj og overspringshandlinger?

Ifølge en Statista-undersøgelse fra 2022 angav 77% af respondenterne, at de brugte sociale medier på arbejdspladsen, og selvom flertallet angav arbejdsrelaterede formål, viste samme undersøgelse, at respondenterne i gennemsnit brugte 12% af arbejdsdagen på sociale medier alene. Små afbræk som ofte føles som en velfortjent pause fra en stresset arbejdsdag, men måske snarere er et vanedrevet dopaminfix, der holder os væk fra de pauser, som forskningen viser, at vi virkelig har brug for.

Måske er det tid til at overveje, hvilke vaner vi selv skal ændre, for at opnå en bedre TechLifeBalance.

Start med at skabe fælles retningslinjer for det digitale arbejdsliv

En undersøgelse fra YouGov for Business in the Community (BITC) i 2021 viste, at 55% af medarbejderne følte sig presset til at reagere på opkald eller tjekke e-mails efter arbejdstid. Min erfaring viser, at man markant kan mindske dette problem ved at starte med at skabe en fælles forståelse for, hvordan man arbejder sammen digitalt, hvad man kan forvente af hinanden, og hvornår man egentlig selv bærer ansvaret for at slukke for skærmen, og genoplade batterierne. Desværre har mange virksomheder endnu ikke for alvor taget samtalen med medarbejderne. Måske har man indledt dialogen uden at følge op med de nødvendige adfærdsændringer i hele organisationen.

Ved en lederworkshop for nyligt, blev det fremført fra øverste ledelse at man havde et klart princip om at ingen behøvede læse mails udenfor arbejdstid. Hvorefter en mellemleder nøgternt fremførte at det jo var problematisk, når beslutningerne blev taget i mailtråden, inden den officielle arbejdsdag var startet igen. Det er et godt eksempel på en velmenende politik, som ikke tager højde for de ansattes reelle hverdag.

Måske er det på tide at genoptage dialogen? Få fastlagt de organisatoriske retningslinjer for det digitale arbejdsliv. Og få indarbejdet det sunde digitale arbejdsmiljø som et løbende fokusområde.

Vi må være åbne for læring og nye løsninger

Der er ingen tvivl om, at coronatiden, og hybridarbejdet, har bidraget til en accelereret adoption af digitale værktøjer i arbejdsdagen. Vi har lært at mestre Teams møder, og et hav af andre digitale værktøjer. På mange måder har det været gavnligt, men der er også indikationer på, at det har haft en negativ indflydelse på den manges mentale trivsel. Derfor er tiden moden til at få en bedre forståelse af, hvordan digitale arbejdsmønstre, egne vaner, arbejdsprocesser, IT-værktøjer og online services adfærdsdesign, påvirker vores trivsel. Vi må tage diskussionen om arbejdspladsens, og individets, ansvar for at skabe et sundt digitalt arbejdsmiljø.



Jesper Riedel
Direktør af Hybridledelse.dk