Tag førertrøjen på - HR kender de nye regler om tidsregistrering bedst

Kommende regler om registrering af arbejdstid fylder i øjeblikket meget i pressen og i HR-afdelingerne. Mange steder handler snakken om, hvilket system eller metode der skal indføres, og denne ”tekniske” snak er selvfølgelig også relevant. Her bør HR helt sikkert være med. Både som dem der formodentligt kender reglerne og kravene bedst, men også som dem der udvælger den rette løsning til medarbejderne. En sådan beslutning træffes dog typisk i samråd med blandt andet IT-afdelingen, Finans og ledelsen.

At beslutte hvilken løsning, der skal indføres, er dog langt fra den eneste opgave i forbindelse med den nye lov, og til de beslutninger skal HR helt sikkert på banen. Ja faktisk er det jer, der bør tage føringen.

Hvad skal vi bruge systemet til?

Som nævnt har HR selvfølgelig en rolle i valget af system. Men HR kan måske udvide system-diskussionen lidt, for sagen er, at alle er optagede af at finde en tidsregistreringsløsning, der kan opfylde kravene i henhold til loven, men kunne det give mening, at der også kom noget ekstra med?

De nye regler handler jo om at tælle timer og deres placering, men måske synes HR (ledelsen), at det ville give mening, at de i samme forbindelse fik overblik over, hvad medarbejderne faktisk bruger deres tid på. Eller måske giver det mening at anskaffe et tidsregistreringssystem, der også samler al fraværsregistrering. Så overvej i HR, om I vil bruge tidsregistrering til noget andet, og tag det med i snakken.

Hyppighed & godkendelse

Med ny lovgivning får HR som regel en opgave med at fastlægge interne retningslinjer for medarbejdere og ledere. Det, tænker jeg også, bliver opgaven her.

I forhold til dem, der skal registrere tid, giver det efter min opfattelse god mening at fastlægge, hvornår tidsregistrering skal finde sted. Her mener jeg ikke i et bestemt system, men simpelthen hvor ofte. Skal medarbejderne tidsregistrere hver dag, en gang om ugen eller noget andet? Det handler om at finde en balance mellem, hvor ofte man vil ”ulejlige” medarbejderen, og hvor længe man tror, at medarbejdere kan huske deres arbejdsdag.

Men nu er det jo ikke kun medarbejderne, der har opgaver. For hvad med lederne? Udover at de selvfølgelig selv skal registrere tid, skal de så også godkende medarbejdernes tid? Det er vigtigt at sige, at der ikke er noget krav om en godkendelsesproces i de nye regler. Så man er helt velkommen til at sige: ”Det vil vi ikke bruge tid på”.

Man skal dog være klar over, at det så betyder, at det medarbejderen indberetter, er det, der står til troende. Man kan derfor ikke bagefter komme og anfægte indberetninger, hvis man ikke har haft en godkendelsesprocedure.

Hvad er arbejdstid?

I arbejdsmiljø-sammenhæng har vi kun to slags tid – nemlig arbejds- og hviletid. Reglerne er dog mange og er i nogle tilfælde ret konkrete. Så det er helt sikkert, at det for mange medarbejdere kan være svært at finde ud af, hvad der skal registreres som arbejdstid.

Her bør HR udarbejde gode retningslinjer for, hvad der skal registreres som arbejdstid – for eksempel hvad der gør sig gældende for transport til og fra et kundebesøg, og hvis man skal stå til rådighed uden for arbejdstid og så videre.

Hvis du vil vide mere om, hvad der er arbejds- og hviletid, så læs artiklen ”Arbejde eller hvile – hvordan skelner du?”.

Fortællingen til medarbejderne

Alt det, jeg har beskrevet ovenfor, handler om systemer og jura, men jeg synes også, der er en anden meget vigtig opgave for HR, nemlig fortællingen til medarbejderne om reglerne.

Nu tænker du måske, hvorfor I skal have en fortælling om regler? Det er jo bare ny lovgivning.

Og det er selvfølgelig helt rigtigt. Kravet kommer fra EU, og reglerne forventes vedtaget meget snart af Folketinget.

Meningerne om de nye regler er imidlertid meget delte. Nogle synes, de er gode, men mange er også trætte af dem. Nogle er trætte af at skulle registrere arbejdstid, mens andre mener, det er kontrol. Nogle synes, det begrænser fleksibiliteten, mens andre synes, det er tidsspilde.

Men hvorfor ikke vende det til noget positivt?

Baggrunden for reglerne er nemlig positive. De er nemlig lavet for at passe på medarbejderne. Først og fremmest skal de nye regler give medarbejderne mulighed for at tjekke/dokumentere, om de arbejder for mange timer eller på forkerte tidspunkter.

Udover at medarbejderne kan dokumentere om arbejdstidsbestemmelserne overholdes, så kan det jo også være et værktøj for arbejdsgiver til at sikre et godt arbejdsmiljø. Med de nye registreringer får vi tal på, om medarbejdere, afdelinger eller funktioner arbejder for meget eller ikke er sikret en fornuftig work-life-balance. Og det er da en god historie - nemlig at nye regler giver os mulighed for at passe på medarbejderne.

Endelig så synes jeg også, at I internt skal beslutte, om disse timeregistreringer skal bruges som kontrol af den enkelte medarbejder, eller om I fortsat vil udvise fleksibilitet og tillid. For tror I på fortsat fleksibilitet og frihed under ansvar, SÅ FORTÆL DEM DET.