03.09.2020
Ny rapport: Hybridarbejde er den næste normal – sådan kan HR bidrage
En ny rapport fra det globale unified communications-firma Poly giver et kvalificeret bud på fremtidens arbejdsliv. Det betyder en markant forandring af kontorer og hjemmet som arbejdsmiljø. Corona-krisen har accelereret udviklingen og vist, hvordan fremtiden vil se ud. Poly giver her tips til de mest vigtige overvejelser HR bør gøre omkring arbejdsmiljøet.
En markant trend er opfattelsen af “arbejde”: Fra “et sted” til “et formål”. Og efter Covid-19 rykker vi mere online – selv sladderen ved kaffeautomaten sker nu virtuelt.
”COVID-19-pandemien er et oplagt tidspunkt for virksomheder at udfordre status quo og skabe en ny måde at arbejde på. I ‘The Next Normal' bliver hybridarbejde mainstream i takt med at vi genopfinder fleksibelt arbejde og får arbejdspladser, hvor medarbejdere både kan fordybe sig og være produktive på den enkeltes præmisser,” siger Darrius Jones, Executive Vice President og Chief Strategy Officer i Poly.
Fremtidsforskeren Tom Cheesewright er enig, og opfordrer arbejdsgivere til at indføre et mere fleksibelt arbejdsmiljø:
”Allerede før pandemien ændrede arbejdets karakter sig, fordi forretningens art ændrer sig. I dag kan få hævde, at teknologien er en barriere for at ændre praksis, men nedlukningen har fremhævet behovet for investering i de kulturelle og adfærdsmæssige komponenter for fleksibelt arbejde. Fremtiden er et fleksibelt arbejdsmiljø, der imødekommer alle medarbejderes behov, så de får den mest tilfredsstillende arbejdsoplevelse og til gengæld maksimerer den værdi, de kan give tilbage til organisationen.”
Ifølge en Gartner HR-survey fra april 2020, der omtales i Poly’s rapport, viste resultaterne fra de knap 230 adspurgte HR-chefer, at mange medarbejdere ønsker alternativer til kontoret.
Det er sandsynligt at 41 pct af medarbejdere vil ende med at arbejde andre steder end kontoret, mod 30 pct før COVID-19. Der er i hvert fald et tydeligt ønske om det. For knap 50 pct af HR-cheferne svarede, at 4 ud af 5 af deres ansatte ønsker at arbejde andre steder end på kontoret i noget af arbejdstiden.
Det kan betyde, at vi vil se ændringer i arbejdspladsernes form, der eksempelvis kan ende med mindre kontorer, fordi medarbejderne måske kommer ind på skift, og der kommer flere ‘on the fly’-pladser, der deles med andre medarbejdere.
I Plantronics’ berømte og prisbelønnede kontor i Hoofddorp i Holland er der ca. 100 færre klassiske skrivebordspladser at sidde ved, end der er ansatte. Til gengæld er der stor variation at vælge mellem: Alt fra åbent kontorlandskab til de mange båse og såkaldte ‘huddle rooms’, hvor man kan holde et hurtigt videomøde i fred for støjende kolleger, eller en lille håndfuld medarbejdere kan mødes og brainstorme.
Det skyldes at virksomheden længe har set og fulgt trenden med et stigende ønske om fleksibelt arbejde samt en mere digitalt orienteret arbejdsstyrke.
Håndtering af kulturelle forandringer
Megan Reitz, professor i ledelse og dialog ved Hult Ashridge Business School tæt på London, mener, at virksomheder er nødt til at ‘hardwire’ grundlæggende vaner i kulturen af deres teams for at bringe hybride arbejds-teams sammen og sikre, at medarbejderne kan komme til orde. For at teams kan være smidige, innovative, og have fokus på etik og medfølelse, konkluderes det i Poly’s rapport, at arbejdskulturer bør være:
- Inkluderende: Forskelligartede teams gør det bedre, men du skal kunne udnytte og værdsætte diversiteten.
- Forespørgende: “One size-ledelse” passer ikke alle. Medarbejdere reagerer forskelligt på hybridarbejde, og ledere skal have evnen til at spørge, være nysgerrige og stille spørgsmål til den enkelte.
- Formålsstyret: Vi ser et større ønske om formål og indflydelse, og det kan være et kompas i tider med masser af forandring og skabe en mere meningsfuld arbejdsplads.
Teknologi understøtter forandringen
Når organisationer reagerer, redesigner og genopfinder deres forretningsmodeller, vil teknologi spille en grundlæggende rolle i overgangen til hybridarbejde.
”Teknologi har en stor rolle at spille i at skabe ‘den næste normal’, der kan skabe nye arbejdsgange mellem mennesker og steder og gøre det lettere at kommunikere og samarbejde, så virtuelle teams forbliver motiverede og engagerede,” siger Darrius Jones. ”Hvis vi reagerer, redesigner og genopfinder, kan vi imødegå udfordringer, der kan tage højde for og udvikle os løbende med de forandringer, vi måtte støde på.”
I rapporten understreger Poly, hvorfor virksomheden mener, at 2020 vil være katalysatoren til en fremtid med en ny hybrid måde at arbejde på. En fremtid, der giver medarbejderne fleksibilitet og valgfriheder, og hvor samarbejde og kommunikation driver produktivitet, samt hvor virksomheder trives bedst gennem motiverede og engagerede teams.
Opfordringen til ledere og HR-afdelingerne er:
1. Redefinér, hvad arbejdet er
Arbejde er ikke et sted, men noget du udfører. En tilgang til resultatbaseret arbejde flytter fokus fra aktiviteter til resultater. De timer, vi arbejder, hvor vi befinder os, og hvem vi møder, er kun relevante i forfølgelsen af resultater. Ved at tænke på arbejde på denne måde kan medarbejdere styrkes til at arbejde hvor som helst - at være mobile, produktive og at samarbejde efter behov.
2. Optimér arbejdspladsen og investeringen deri
Virksomheder har længe været plaget af udfordringer med ubenyttede lokaler. 30 pct benytter eksempelvis ikke de mødelokaler, som de har booket. Sig farvel til de overflødige kvadratmeter og tomme stole med en investeringsstrategi, der omfavner fleksible, samarbejdende, multidimensionelle arbejdsområder der strækker sig ud over kontorvæggene for at skabe smartere, teknologibaserede personlige arbejdsområder overalt.
3. Gentænk arbejdsmønstrene
2020 har vist, at mange ansatte ikke behøver at møde op på kontoret hver dag, på samme tid og arbejde det samme antal timer. Hybridarbejde giver fleksibilitet på placering, tidspunkter og dage, hvor arbejdet udføres. Gennemgå og revidér politikken for hjemmearbejde, og fokuser på, hvad en medarbejder har brug for for at være produktiv i deres rolle, om det så handler om video-apps, chatfunktioner eller andre programmer eller udstyr, der er nødvendigt.
4. Fjern barriererne for at de ansatte kan samarbejde virtuelt
Møder og samarbejde skal være inkluderende og produktive, især når arbejdsteams bliver mere virtuelle. Men støj og forstyrrelser kan dræbe produktiviteten, og påvirker evnen til at fokusere. Tænk på hvordan I kan understøtte virtuelle arbejdsmiljøer via alt fra fysisk til digital støjdæmpning og intelligente akustiske løsninger, dynamiske headsets og de nye “videobarer” (som ikke er et sted man ser video over en drink, men en enhed med både video, højttalere og retningsbestemte mikrofoner samt en del computerkraft).
Tre konkrete kontortrends du kan følge.
1. Skab satellitkontorer
Fjern unødvendige omkostninger ved at lukke eller nedskalere kontorlokaler. Undersøgelser fra Gartner viser, at 13% af CFO’erne allerede har foretaget omkostningsreduktioner i deres virksomheds faste ejendom. I stedet for at have store kontorer i centrum, ser vi, at virksomheder bruger mindre 'satellit'-kontorer over mere spredte placeringer.
2. Skab rum til virtuelt samarbejde
Små samarbejdsrum vil blive mere udbredt, hvor fjernarbejdere og fleksible arbejdstagere kan opfylde behovet for at være sammen med andre mennesker uden et bestemt skrivebord eller et sted. Sådanne rum var der en forventning om ville stige i udbredelse med mere end 40% på verdensplan inden COVID-19-lukningen.
3. Professionaliser hjemmekontoret
Under pandemien blev alt fra køkkenborde til strygebrætter og havemøbler brugt til at indrette hjemmearbejdspladsen. Det er ikke holdbart med en markant stigning i hjemmearbejdsdage, så vi forventer at mange virksomheder vil tilbyde medarbejdere en både ergonomisk og teknologisk veludrustet hjemmearbejdsplads.
Rapporten, “Hybrid Working: Creating the “next normal” in work practices, spaces and culture”, kan downloades her.