24.08.2021
Mikroforandringer – et medarbejderblik på organisationsforandringer
Af Signe Bruskin
Organisationsforandringer har i mange år været udpræget både i organisationer og som et emne i ledelseslitteraturen. Men fokus har typisk været på de strategiske og planlagte organisationsforandringer, hvilket gør, at de små nære forandringer er blevet overset. Og det viser sig, at det netop er dem, mikroforandringerne, som medarbejderne peger på som de mest betydningsfulde.
Både i praksis og i litteraturen har organisationsforandringer fået meget opmærksomhed. Det skyldes blandt andet, at de kan have stor indflydelse på medarbejdernes trivsel og engagement. Samtidig viser studier, at forandringerne kan føre til stress og mistrivsel blandt medarbejderne, og derfor har lederen en vigtig rolle i forhold til organisationsforandringer. Men hvad hvis vi i alle de år har negligeret netop de forandringer, der fylder mest for medarbejderne? Bogen bygger på et forskningsprojekt, der har fokus på, hvad medarbejderne oplever som radikale forandringer. Og svaret er: mikroforandringer. De forandringer, der ændrer hverdagen, rutinerne, det fysiske rum, relationerne og egen professionelle identitet.
I marts 2020 oplevede en stor del af arbejdsstyrken, at de fra den ene dag til den anden blev bedt om at arbejde hjemmefra. For mange medarbejdere var det et opbrud med den struktur og de rutiner i hverdagen, de havde opbygget over flere år. For nogle over årtier. Pludselig var den daglige cykeltur til arbejdet, morgenkaffen med kollegaen eller det ugentlige afdelingsmøde erstattet af virtuelle kaffemøder og corona-outfit med bløde bukser og præsentable bluser.
Her er der tale om mikroforandringer. Forandringer der ændrer hverdagen, rutinerne og de daglige strukturer på arbejdspladsen. Når hverdagen bliver forandret, som vi har set under pandemien, oplever medarbejdere, at der er tale om fundamentale forandringer. Mikroforandringer kan umiddelbart virke som små – måske nærmest som ligegyldigheder – og derfor er de i organisationer typisk blevet overset. Men de er helt centrale for at forstå, hvilke forandringer der påvirker medarbejdernes engagement og trivsel i organisationerne.
Mikroforandringer findes i mange afskygninger. Kendetegnet ved dem er at de forandrer noget for den enkelte. Lad os kigge nærmere på en hverdagssituation på arbejdspladsen, som er blevet ændret som følge af pandemien: kaffemøderne.
De forandrede kaffemøder
Notifikationen i hjørnet af computeren popper frem. Om 15 minutter er det til tid til det ugentlige kaffemøde med Dorthe. Jeg glæder mig. Jeg har så meget at fortælle. Og så er jeg spændt på at høre, om der er nyt med projektet. Jeg håber, de er tilbage på sporet, så vi kan få leveret til deadline.
Når man fra den ene dag til den anden oplever at dagligdagen er flyttet fra kontoret til hjemmekontoret, sker der noget med de mange mere eller mindre uformelle møder, der er en naturlig del af de fleste arbejdspladser. Som mødet ved kaffeautomaten. Hvis de skal bibeholdes, skal de nu arrangeres, da de ikke naturligt opstår. Nogle af de uformelle møder og snakke, der førhen opstod ved kaffeautomaten, er forsvundet. Andre er blevet mere formaliseret, og der er nu afsat tid til dem. Men en ting er vigtig: Kaffemøderne må ikke forsvinde, da de understøtter det sociale aspekt af arbejdet samt sikrer videndeling.
Blot det, at kaffemøderne er forandret, er et eksempel på flere forskellige typer af mikroforandringer. Først og fremmest er de forandrede kaffemøder en rutineforandring. Rutiner er en naturlig del af arbejdspladser og er med til at skabe struktur og en form for stabilitet i dagligdagen. Som eksempel har mange en fast rytme med at hente morgenkaffen ved automaten. Her løber du typisk på en eller flere kolleger, hvor I får vendt stort og småt. Måske får I snakket om vejret. Måske får I snakket om et konkret projekt. Men den slags sker næppe, når I sidder på hver jeres hjemmekontor. Der støder I ikke tilfældigt ind i hinanden ved kaffeautomaten. Men for at sikre videndeling er kaffemøderne vigtige. Også med de mere perifere kolleger. Men idet, at kafferutinen bliver ændret, kræver det en større indsats at bibeholde den vidensdeling. Nu skal kaffemøderne i højere grad formaliseres, da man ikke tilfældigvis render på hinanden og bliver enige om at tage en kop kaffe. På den måde er der brug for, at der bliver etableret nye rutiner, der understøtter vidensdelingen.
En anden type mikroforandring, der relaterer sig til de forandrede kaffemøder, er den relationelle forandring. Kaffemøderne har et vigtigt socialt element. Det er her medarbejderne føler, at de er en del af noget socialt, en organisation, et større hele. Relationelle forandringer er en type mikroforandringer, der er meget udpræget. Mange kan genkende en situation, hvor deres nærmeste leder eller en uundværlig kollega har sagt op eller er rykket til en anden afdeling. Det er en forandring, der på papiret er lille, men for den enkelte opleves den som stor. Relationer og det sociale aspekt på arbejdspladsen er helt centralt for trivsel og motivation for medarbejderne. Så det er vigtigt at gøre plads til kaffemøderne, der er et element til at sikre at den sociale del af arbejdspladsen ikke glemmes. Men for at få mest udbytte af kaffemøderne, der understøtter det relationelle, må vi erkende, at det fysiske møde skaber bedre forudsætninger. For eksempel som walk-and-talk.
Fra forandringsledelse til forandringshåndtering
Mikroforandringer som rutine- eller relationelle forandringer kan umiddelbart virke som små næsten ligegyldigheder, og derfor er mikroforandringer typisk blevet negligeret i organisationer. Men de er helt centrale for at forstå, hvilke forandringer der påvirker medarbejdernes engagement og trivsel i organisationerne.
Det sidste års tid har de flestes hverdag været præget af mikroforandringer. Vigtigt her er det at have for øje, at hvad der er en mikroforandring for én, ikke nødvendigvis er det for en anden. For nogle har den manglende sociale kontakt med kollegerne været den største forandring, for andre er det de nye rutiner i hverdagen. At oplevelsen af, hvad der er en radikal mikroforandring, er individuel, gør det endnu sværere at håndtere mikroforandringerne og støtte medarbejdere i netop de forandringer, der for dem er radikale.
Derfor har personalelederen en helt central rolle i de mange forandringer. Når vi taler om mikroforandringer, der er forskellige individer imellem, bliver lederens rolle som forandringsleder kompleks. Der er ikke en simpel opskrift på, hvordan lederen skal agere forandringsleder. Derimod får lederen en hel central rolle i at støtte medarbejderne i mikroforandringerne: at lytte til medarbejderen, facilitere en dialog og håndtere det, der kan håndteres af lederen. Lederens rolle går fra at være den klassiske forandringsleder, der er med til at styre og guide forandringerne, til at handle om forandringshåndtering. Lederens fornemmeste rolle bliver derfor at lytte og spørge ind til, hvilke forandringer der fylder for medarbejderne. Og støtte dem i at få skabt nogle nye rutiner, hvor der stadig er plads til eksempelvis kaffemøderne.
Om forfatteren
Signe Bruskin har en ph.d. i organisationsforandringer. Hun er Founder af enlighten ApS, en startup, der bygger bro mellem forskere og praktikere. Hun er desuden ekstern lektor på Copenhagen Business School.
OM bogen
Mikroforandringer er de små, nære forandringer på arbejdspladsen, som potentielt kan ændre hverdagens struktur, de daglige rutiner eller relationerne til kollegerne. De kan virke ubetydelige og bliver derfor nemt overset, når de mere omfattende organisatoriske forandringsprocesser tiltrækker sig opmærksomheden.
I denne bog sætter Signe Bruskin et tiltrængt fokus på mikroforandringerne. Gennem cases og interviews med ledere og medarbejdere, som selv har haft forandringer tæt inde på livet, får læseren et unikt og virkelighedsnært indblik i, hvor meget mikroforandringerne betyder for trivsel og motivation. Sideløbende får ledere, konsulenter og andre forandringsinteresserede en række håndgribelige råd til, hvordan man håndterer mikroforandringer i praksis.
Keynote på Træfpunkt HR 2021Oplev Signe Bruskin på Træfpunkt HR 2021 onsdag d. 22. september kl. 14.45 - 15.30 på Lille Scene med indlægget Forskertræf: Fremtidens organisation |