17.08.2020

Kan man få gladere medarbejdere, hvis HR-chefen og CFO’en drikker kaffe sammen?

Af Dan Lillie, direktør for SAP Concur i Danmark

 

De fleste vil mene, at det udelukkende er HR-afdelingen, der har fokus på medarbejdertilfredshed i en virksomhed, hvor økonomichefernes opgave er at organisere, lede og holde styr på virksomhedens økonomiske aktiviteter, så forretningen er sund og stabil. Men deres rolle er begyndt at forandre sig. Økonomichefer arbejder i højere grad også med at forbedre medarbejdernes tilfredshed - og dét understreger vigtigheden af et samarbejde på tværs af de to afdelinger.

 

Det er efter alt at dømme en positiv udvikling. Ifølge Gallups rapport “State of the Global Workplace” er virksomheder, der arbejder aktivt med medarbejdertilfredshed, nemlig 21 pct. mere rentable sammenlignet med virksomheder, der ikke har direkte fokus på medarbejdernes tilfredshed.

 

Økonomi er afgørende, når der skal implementeres ny teknologi og processer, der kan hjælpe medarbejderne med at fokusere på at udfylde deres rolle i virksomheden i stedet for tidskrævende rutineopgaver. Ifølge en undersøgelse, der er udarbejdet af Forrester Consulting på vegne af SAP Concur, har de værktøjer, som medarbejderne benytter regelmæssigt, en væsentlig indflydelse på deres trivsel. Selvom HR-afdelingen aktivt arbejder på at sikre en høj medarbejdertilfredshed, er der altså stadig visse arbejdsmæssige udfordringer, som kræver involvering af personer uden for HR, herunder økonomiafdelingen. 

Rugbrødsopgaverne skal være indbydende 

Der vil altid være “rugbrødsopgaver” knyttet til medarbejdernes arbejdsdag som blandt andet fakturering og udgiftsrapporter. Her kan ny teknologi give medarbejderne en hurtigere og mere enkel arbejdsgang. Det er værktøjer, der - udover at holde styr på virksomhedens økonomi - også gør livet lettere for de ansatte, når de ikke længere skal bruge mange timer på administrativt arbejde. Dét er med til at øge medarbejdertilfredsheden.

Den anden vej rundt kan teknologi hjælpe økonomichefer med at overholde virksomhedens økonomiske retningslinjer, efterleve virksomhedens ansvar for medarbejderens ve og vel under forretningsrejser (Duty of Care) og give et dybere indblik i virksomhedens forbrug.

Seks områder hvor HR-chefens trivselsfokus kan hjælpe cfo’en

Selvom der findes masser af smartphone-apps til rejsestyring, udgiftsrapporter og fakturering på markedet, er der fortsat mange virksomheder, som stadig klarer arbejdet på gammeldags manér. Økonomichefer har i forvejen meget at se til blot ved at holde virksomheden økonomisk på sporet. Men at arbejde aktivt for at skabe en mere positiv medarbejdertilfredshed er ikke nødvendigvis en ekstra byrde. Med disse seks trin kan økonomichefer være med til at sørge for, at medarbejderne ikke skal bøvle med besværlig teknologi - hvilket i sidste ende giver mere engagerede, tilfredse og produktive medarbejdere.

1. Sæt klare mål – Som med ethvert projekt er HR-chefen og økonomichefen i samarbejde nødt til at fastlægge succeskriterier og kvantificerbare mål. Der er flere faktorer, der kan bruges til at måle medarbejderes trivsel. Det kan fx være medarbejdernes engagement, deres tilfredshed med teknologien samt deres produktivitet og oplevelse af effektivitet og smidighed i arbejdsrutinerne.

2. Sammensæt et tværfagligt team – Et godt arbejdsmiljø er essentielt for alle ansatte i virksomheden. Selvom medarbejderne måske ikke arbejder direkte sammen i afdelingerne, så har de flere berøringsflader. Økonomi, IT og HR skal kunne arbejde sammen for at implementere de teknologier, der er nødvendige for at give medarbejderne en nem og ukompliceret arbejdsoplevelse.

3. Kortlæg medarbejdernes udfordringer – Det er vigtigt at få en forståelse for de teknologiske udfordringer, som medarbejderne oplever. It-, HR- og økonomichefen bør samarbejde med relevante personer i afdelingerne for at få svar på spørgsmål som:

a) Giver vores værktøjer den bedste brugeroplevelse for medarbejderne?

b) Kan vores værktøjer automatisere tidskrævende, manuelle opgaver, såsom udgiftsrapporter og fakturering?

c) Er vores værktøjer til fx booking af forretningsrejser lette at bruge, og kan de tilgås fra mobilen?

d) Arbejder vores værktøjer sammen, eller skal medarbejderne bøvle med flere forskellige systemer?

e) Har vi fået nogle værdifulde indsigter som følge af corona, hvor værktøjerne virkelig er blevet testet?

4. Lav en testgruppe – Når det gælder implementeringen af nye værktøjer og teknologier, er det vigtigt at teste dem på udvalgte medarbejdere først. Dette sikrer, at de nye løsninger fungerer godt med alle de eksisterende værktøjer, der er en del af medarbejdernes hverdagsliv. En vellykket test kan ligeledes have den effekt, at medarbejderne deler succeshistorien med resten af virksomheden, før teknologien rulles ud i resten af organisationen.

5. Engagér medarbejderne – Udrulningen af ny teknologi bør ske på en måde, så der tages højde for slutbrugeren og ændringer i deres hverdag. Vælg løsninger, der er intuitive og lette at bruge, og giv samtidig medarbejderne tid og plads til at lære de nye værktøjer godt at kende. Ifølge Forrester oplever virksomheder, der med succes implementerer automatiserede værktøjer, en stigning i medarbejdernes produktivitet og tilfredshed på 37 procent og en forbedring i medarbejderoplevelsen på hele 31 procent.

6. Optimer og finjuster – Efter den nye teknologi er implementeret, er det vigtigt, at økonomichefen løbende anmoder om feedback fra medarbejderne. På denne måde kan lederen og de ansatte få en bedre forståelse af, hvordan værktøjet bruges, og om der er behov for handling for at skabe øget engagement.

 

I Danmark har der længe været fokus på at nedbryde siloerne og lede på tværs af afdelingerne - men for at det skal lykkes, så kræver det samarbejde mellem lederne. Tilmed har corona gjort, at afdelingerne fysisk aldrig har været længere fra hinanden - så hvorfor ikke starte med at byde CFO’en på en kop kaffe?