28.06.2021

Fem gode råd, når medarbejderne skal tilbage på kontoret

Kun de allerfærreste virksomheder har udarbejdet en strategi for, hvordan medarbejderne skal komme tilbage på kontorerne efter halvandet år med kontorpladser ved spisebordene.

Men hvis verden, virksomheden eller medarbejderne har ændret sig, siden alle var samlet sidst, er det klogt at tænke over, hvordan du får reboardet medarbejderne på den bedst mulige måde.

Af Kim Ege Møller, Rhetorica

Efter sommerferien bliver det alvor for de fleste virksomheder. Spiseborde og joggingbukser bliver erstattet af hæve-sænkeborde og kaffemaskinemøder.

Rhetorica har spurgt cirka 800 danske virksomheder om deres strategi for reboarding af deres medarbejdere. Kun de allerfærreste har en strategi eller en plan. Men de fleste synes, det vil være en god ide.

For nogle er skiftet fra corona-arbejdspladsen til mødelokalerne et lille og naturligt skridt. Men i en del virksomheder er der gået næsten halvandet år, hvor ingen eller kun ganske få medarbejdere har været fysisk på arbejde.

I folkeskolen og gymnasiet, hvor eleverne kom tilbage efter blot nogle måneders hjemsendelse, har både elever og lærere oplevet mistrivsel, koncentrationsbesvær og stress. Der er ikke nogen grund til at tro, at medarbejdere i almindelige virksomheder reagerer meget anderledes.

Men en del problemer kan forebygges, hvis man tænker sig godt om og forbereder sig. Her er fem gode råd til dig, der skal reboarde dine medarbejdere:

Lav et onboarding-program til nye medarbejdere
Hvis du har ansat nye medarbejdere i hjemsendelsesperioden, er det sandsynligt, at de først og fremmest kender deres nye kolleger fra de virtuelle møder.

Sørg for at lave et ordentlig onboarding-program for de nye medarbejdere, dvs. fysiske møder med ledere, makkerordning, intro til programmer, kaffemøder med relevante kollegaer osv. - også selvom de måske har været i gang i mere end et år. Der kan være langt fra skærmarbejde og virtuelle møder til en kontorgang og møder ved kaffemaskinen.
Brug muligheden til at kommunikere om jeres virksomhedskultur
I løbet af det sidste halvandet år har #metoo-bølgen vendt op og ned på en del virksomhedskulturer. Nogle har foretaget advokatundersøgelser og fyringer, om end det for de fleste har været mildere. Men har man ikke fået taget opgøret, renset luften og defineret en ny måde at færdes på, er det sandsynligt at gamle handlemønstre vender tilbage.

Det samme gælder, hvis virksomheden har taget nye kulturskridt mht. diversitet, arbejdsmiljø, klima-ansvarlighed mm. Det er nu, du har chancen for at kommunikere og implementere den virksomhedskultur, du gerne vil have.

Få styr på reglerne for hjemmearbejde – og kommuniker dem klart
Mange virksomheder har gennem corona-nedlukningen opdaget, at deres medarbejdere arbejder fint hjemmefra og trives godt med det, og vil derfor åbne mere op for hjemmearbejde.

Men hvordan leder man en afdeling, der næsten aldrig mødes fysisk? Skal chefer og ledere være mere på kontoret end andre? Hvordan sikrer man, at de, der foretrækker at arbejde hjemme, også trives i virksomheden og ikke bliver gjort usynlige? Den slags spørgsmål er du nødt til at stille dig selv, og ikke mindst skal du kommunikere det ud til medarbejderne, så alle er med på reglerne og forventningerne.

Hold færre møder
Mange af os har vænnet os til at fylde dagen godt op med møder på Teams. Og mange har oplevet, at det kan være trættende, men godt kan lade sig gøre – også fordi arbejdstiden opleves mere effektiv, når man også lettere kan arbejde om aftenen og slipper for transport.

Men husk; møder i et mødelokale er langt mere krævende end møder på en skærm. De kræver mere energi, fordi man igen skal håndtere sociale og personlige relationer. Derfor er det en god idé at skrue ned for mængden af møder, når de fleste er fysisk tilbage.

Styrk den interne kommunikation
I starten af coronakrisen oplevede de fleste chefer og ledere et sjældent boost i interessen for den interne kommunikation. Der var krisestemning, kolleger kunne være blevet syge, og den interne kommunikation var et rart livstegn, når man sad isoleret hjemme ved spisebordet. Men efterhånden som COVID-19 blev en del af hverdagen, faldt interessen for en den interne kommunikation også. Men nu er det tid til at skrue op for frekvensen, kanalerne og indholdet.

At vende tilbage til kontorerne vil skabe lige så meget usikkerhed og tvivl, som der opstod, da kontoret lukkede ned. Husk, at interne kommunikation er andet end videoblogs, nyhedsmails og møder på Teams. God intern kommunikation inkluderer både forskellige kanaler og muligheden for personlig dialog.

Unfreeze, change, refreeze

Den tysk-amerikanske psykolog og forsker Kurt Lewin lancerede i 1950’erne en simpel, men ganske nyttig model for, hvordan man forandrer en organisation eller en kultur i organisationer og virksomheder:

unfreeze > change > refreeze

Ifølge Lewin skal du igennem de tre faser, hvis du effektivt vil implementere en ny kultur eller forandring:

Først må du tø organisationen op ved at lytte og motivere medarbejderne til forandring.
Dernæst tager du medarbejderne med dig gennem processen ved at skabe dialog og kommunikere effektivt og overbevisende, så medarbejderne kan tage de nye tiltag til sig.
Hele processen afsluttes ved, at organisationen igen bliver ”stabil”, hvilket er nødvendigt for at skabe selvsikkerhed til at imødekomme den næste uundgåelige forandring.

Pointen i Lewins model for forandringskommunikation er, at hvis man laver for mange ændringer og forandringer uden unfreeze-fasen, så skaber du bekymring og frustrationer. Det handler derfor om timing, så dine medarbejdere vænner sig til at arbejde i en forandret organisation.

Den lange nedlukning har været den oplagte mulighed for at unfreezing af organisationen. Alle har både kunnet se og mærke, at verden er under forandring, og langt de fleste vil gerne bidrage til, at virksomheden lykkedes og er en succes, særligt når resten af verden lukker ned. Nogle virksomheder sørgede for hurtigt at inddrage medarbejderne lytte til bekymringer, tanker og ideer til fremtiden. Har du ikke allerede gjort det, er lige nu et godt tidspunkt. Spørg dem, hvad der fylder hos dem, hvilke bekymringer har de i forbindelse med at skulle tilbage, og hvordan kunne de tænke sig at arbejde fremover?

Når det er gjort, er du klar til change-fasen. For nu, hvor de fleste medarbejdere enten er på vej eller ved, at de skal tilbage til kontorerne, vil de naturligt kigge mod ledelsen og forvente, at der sættes en retning for, hvordan de skal arbejde og samarbejde fremover.

Det betyder, at hvis du skal ændre kulturen, arbejdsformen eller strukturen i din organisation, så er lige nu det helt optimale tidspunkt til at inddrage, forberede og implementere forandringer.