14.10.2021

Vær opmærksom på din medarbejders fravær

Af Tina Halkiær Olesen, Legal Advisor i DANSK HR

Som leder er du ofte drevet af at skabe resultater sammen med medarbejderne. Det er også der, hvor du kan sætte retningen og skabe mening med det arbejde, som I sammen i organisationen udfører. Derfor er dit naturlige sigte på medarbejdernes tilstedeværelse. Men det er fortsat vigtigt at være opmærksom på medarbejdernes fravær. I modsat fald kan du risikere at miste fx refusion fra det offentlige, eller at medarbejderen holder fri med løn, uden at det er tilladt i jeres organisation. I artiklen beskriver jeg fem typer af fravær, som du skal være opmærksom på, når du har medarbejdere ansat.

1. Ferie

Alle har ret til ferie, og efter der er kommet ny ferielov, optjener alle medarbejdere samtidighedsferie. Det betyder, at der løbende optjenes ferie til afholdelse. Vi har som tidligere 25 feriedage til afholdelse, men afholdelsesperioden er forlænget til 16 måneder i stedet for 12 måneder. De fleste medarbejdere vil gerne afholde deres hovedferie på 3 uger i sommerferieperioden. Perioden er fra 1. maj til 30. september, hvor ferien ofte placeres i juni, juli eller august. Når hovedferien er afholdt, har medarbejderen 10 dages restferie, som skal afvikles. Som leder er du godt hjulpet, hvis du planlægger ferie-året og starter med at få indhentet medarbejdernes ønsker til ferieafvikling. Hvis du er i god tid, kan du også udnytte din ret til at varsle ferien med 3 måneder for hovedferien og med 1 måned for restferien. Langt de fleste arbejdspladser finder dog en løsning uden at skulle varsle den enkelte medarbejder. Når du varsler medarbejderens ferie, er det dig, der fastlægger placeringen af ferien med det respektive varsel.

Hvis medarbejderen gerne vil holde efterårs- og vinterferie, så er de resterende 10 dage (restferien) brugt, og medarbejderen er i nul, når ferieåret afsluttes den 31. december. Derfor bliver der ikke behov for at lave aftale om overførsel eller sikre en udbetaling af den femte ferieuge. Det er nemlig den nye del, at du enten skal lave en aftale eller alternativt sikre en udbetaling til medarbejderen.

Der kan dog være udfordringer med at få afviklet juleferie, afhængig af hvordan den falder i forhold til antallet af feriedage. Men det kan enten varetages via fleks eller feriefridage. Hvis medarbejderen ikke får holdt sin ferie, så kan det også være et tegn på, at der er noget, som kræver din opmærksomhed. Det kan være antallet af arbejdsopgaver, eller at medarbejderen har brug for hjælp. Mange virksomheder har vanskeligt ved at få sikret medarbejdernes afholdelse af ferie, og det er sjældent et sundhedstegn. Så derfor er min bedste anbefaling at få styr på medarbejdernes ferie og ikke mindst sikre, at den bliver afholdt.

2. Feriefridage

Feriefridage stammer fra de kollektive overenskomster, men flere og flere arbejdsgivere giver medarbejderne fem feriefridage via den individuelle kontrakt, hvis der ikke er kollektiv overenskomst på arbejdspladsen. Enkelte steder har op til 10 feriefridage for hver medarbejder. Disse dage er ikke omfattet af ferieloven, og hvis der ikke er kollektiv overenskomst, er det arbejdsgiver, der sætter rammen for dagene. Så i din organisation er der formentlig også en ramme for afvikling af feriefridage. Den gør du klogt i at følge, da du som leder kan bestemme væsentligt mere over feriefridagenes placering og afvikling end feriedagenes. Fra eksemplet fra tidligere kan medarbejderne bruge feriefridagene i juleferien, medmindre der er regler for, at de skal anvendes før ferie. Der kan nemlig i den enkelte organisation være aftalt noget konkret om afvikling af feriefridage.

3. Sygdom

Jeg hører desværre ofte om ledere, der ikke er klar over, hvad de skal stille op, når en medarbejder bliver syg. Men netop ved denne type fravær har du som leder mulighed for at påvirke positivt. Du må nemlig gerne kontakte medarbejderen og høre, hvad du som arbejdsgiver kan gøre, for at medarbejderen vender tilbage til stillingen. Det er klart, at du skal forholde dig meget konkret til medarbejderens situation og de opgaver, som medarbejderen normalt løser. Medarbejderen skal have en sygesamtale, hvis fraværet bliver længere end fire uger. Men du må gerne tage en snak længe før det, således at du sammen med medarbejderen kan skrive kommunikation til kollegerne omkring fraværet. Du kan også få vurderet, om det er muligt at lave en plan for delvis tilbagevenden, eller om medarbejderen skal have absolut ro. Så det bedste, du kan gøre som leder, når en medarbejder er syg, er at gøre noget. Når blot du ikke spørger ind til, hvad medarbejderen fejler. Du kan spørge ind til, hvad arbejdspladsen kan gøre for at sikre en tilbagevenden til arbejdet. Det kan også være, at der er arbejdsopgaver, der midlertidigt skal flyttes eller ændres. Det skal dog ske med respekt for virksomhedens drift, og hvad der er muligt i den enkelte organisation.

Nogle sygdomsforløb er komplicerede, og det kan være vanskeligt at få en klar prognose. Det er imidlertid væsentligt for dig som leder gennem forløbet at få klarlagt og lægeligt dokumenteret prognosen for tilbagevenden. Uden den kan det være vanskeligt at foretage en saglig opsigelse, hvis det viser sig, at det ikke er muligt at fastholde medarbejderen i stillingen. Der kan også være flere muligheder i samarbejde med kommunen, så det er med at gribe dem. Det er til din og medarbejderens fordel, og mange forløb ender med, at medarbejderen kommer tilbage til stillingen. Husk også at få meddelt medarbejderens sygefravær til den person i din organisation, der søger refusion. Virksomheden er nemlig berettiget til refusion efter 30 dages fravær, og hvis det ikke bliver søgt inden 35 dage, kan refusionen være tabt for organisationen.

4. Barsel

Et andet fravær er barsel og forældreorlov. Moderen har som udgangspunkt graviditetsorlov, som efterfølges af barsels- og forældreorlov. Faderen eller medmoderen har fædreorlov efterfulgt af forældreorlov. Bemærk, at den kvindelige funktionær skal oplyse om graviditeten senest 3 måneder før termin. Derefter skal der senest 8 uger efter fødslen oplyses om anvendelse af orlov overfor arbejdsgiver. Der kan være flere forskellige måder at strikke orloven sammen på, men det er dig som leder, der er med til at godkende, hvis der skal laves aftale omkring forlængelse eller udskydelse af barsel. I hvert fald den del, der ikke er retsbaseret. Jeg skal ikke her komme nærmere ind på selve planlægningen, men henvise opmærksomheden på, at medarbejdere, der udnytter deres ret til orlov, er beskyttet mod at blive opsagt på den baggrund. Derfor skal du som leder nøje sikre, at du har saglige og objektive kriterier på plads, hvis du ændrer i medarbejderens stilling eller vælger at opsige under barsel. Dertil skal du naturligvis kunne dokumentere det, da du ellers risikerer at skulle betale en godtgørelse på op til 12 måneders løn. Slutteligt kan din organisation få refusion, hvorfor det er væsentligt, at du får det meddelt til den afdeling/medarbejder, der sikrer refusionssøgning.

5. Andet fravær

Ud over det allerede nævnte, kan der være flere typer af fravær, hvor medarbejderen har ret til fravær. Det kan være borgerligt ombud, hvor der som udgangspunkt ikke er ret til løn fra arbejdsgiveren. Det kan være barnets første sygedag, hvor der kan være ret til betaling. Det kan også være orlov til pasning af alvorligt syge pårørende eller døende, hvor der kan være mulighed for betaling fra kommunen. I de situationer bliver medarbejderen ansat af kommunen til at passe den nærtstående med sygdom eller handikap. Hvis der er tale om en pårørende, der ønsker at dø i eget hjem, kan medarbejderen modtage plejevederlag til at passe den døende.

Dertil kommer forskellige individuelle fridage i din organisation, hvor der kan være ret til frihed, kombineret med ret til betaling.

Som leder er der mange administrative opgaver, og særligt fravær er forbundet med administration. Men der er penge at spare, hvis man har styr på fraværet. Det kan være refusion eller sikring af, at medarbejderen kun havde ret til friheden og ikke også betalingen. Derfor er din medarbejders fravær lige så vigtig, som deres tilstedeværelse. Slutteligt er din adfærd i forbindelse med dit fravær også det, der vil blive spejlet af medarbejderne. Så hvis du ikke holder ferie, så sender du signalet til medarbejderne, at det er ikke nødvendigt at holde ferie.