Sådan sikrer du, at din organisation lever op til den nye whistleblowerlov

Af Frederik Binow, adm. direktør, Walor

Danmarks nye whistleblowerlov er lige på trapperne. Den nye lov, der træder i kraft den 17. december i år, er den europæiske unions (EU) nyeste tiltag i ønsket om at beskytte whistleblowere imod repressalier i forlængelse af whistleblowersager. EU vedtog i 2019 Whistleblower Direktivet, som foreskriver, at alle virksomheder med mere end 50 ansatte skal have en whistleblowerordning. Ved udgangen af december 2021 er det et lovkrav for virksomheder med +250 ansatte og i december 2023 for virksomheder med +50 ansatte. Det betyder, at virksomheder skal forholde sig til endnu et lovkrav, ligesom man så det med GDPR i 2016.

Er I mere end 250 ansatte?

Lovkravet kommer i første omgang til at omfatte de større virksomheder med mere end 250 ansatte, og det træder i kraft ved udgangen af 2021. Er jeres organisation af denne størrelse, så skal I derfor tage stilling til, hvordan I efterlever lovkravet, hvis dette endnu ikke er gjort.

Det første skridt i processen handler om forstå og udforme en whistleblowerordning. En whistleblowerordning er en kombination af politikker og retningslinjer forbundet med en whistleblower-indberetningskanal. Man skal her tage stilling til, om dette er noget, som man ønsker at bruge tid og kræfter på at udvikle og udforme internt, eller om man ønsker at undersøge mulighederne for dette eksternt.

Igennem dialog med mere end 50 større virksomheder den seneste måned, har vi hos Walor erfaret, at virksomheder af denne størrelse ofte har ressourcerne internt til at udføre denne opgave, men alligevel vælger hovedparten at gå til en tredjepart for at få sparring og samtidig også benytte deres whistleblowerløsning. En Cost-benefit-analyse tyder også på, at små og mellemstore virksomheder, der ikke har flere tusind ansatte, gør klogt i at benytte sig af ekstern assistance, da IT-relaterede udviklingsomkostninger i sig selv udgør en betydelig omkostningsfaktor ved intern udvikling.

Det næste man skal forholde sig til, når politikker, retningslinjer og whistleblowerindberetningskanal er på plads, er håndteringen af whistleblowerordningen. Der skal internt udpeges en upartisk person eller afdeling, en såkaldt whistleblowerenhed, der administrerer whistleblowerordningen. Denne enhed modtager indberetninger og har kontakt med whistlebloweren. Det er muligt at outsource whistleblowerordningen helt eller delvist til en ekstern tredjepart. Vi ser, at virksomheder ofte vælger en ekstern løsning, hvor eksterne indberetningsplatformsudbydere bistår med modtagelse og eventuelt screening af anmeldelser på vegne af virksomheden. Denne løsning understøtter armslængdeprincrippet, hvilket forhindrer umiddelbare interessekonflikter i virksomheden.

Når disse forhold er på plads, vil virksomheden være klar til at dele ordningen med deres ansatte og dermed overholde lovkravet.

Er I mellem end 50-249 ansatte?

Falder jeres virksomhed inden for disse rammer, har I endnu lidt tid, før I skal forholde jer til whistleblowerordninger. I hvert fald hvis man betragter det ud fra den lovmæssige deadline, som er i udgangen af 2023.

Vi er selvfølgelig fortalere for, at lovgivningen ikke nødvendigvis skal være den eneste årsag til, at man benytter sig af sådan en løsning, da man kan opnå mange organisatoriske fordele igennem en whistleblowerordning. Whistleblowerordningen kan bl.a. bruges til at fange problematiske sager internt, inden de udvikler sig til eksterne skandaler og giver skader på virksomhedens omdømme. Det fungerer samtidig også som et sundt initiativ, som giver alle medarbejdere mulighed for at ytre deres mulige bekymringer nemt og sikkert.

Vi mener derfor, at man skal betragte whistleblower-sager som værdiskabende, da de skaber en reel mulighed for at gøre virksomheden bedre, indefra. Det er nemlig svært at kvantificerer den præcise værdi af skandaler og skader på virksomhedens omdømme, men denne pris vil formentlig være højere end investeringen i en whistleblowerordning, selvom det selvfølgelig bliver lovgivning inden for en overskuelig fremtid. Afslutningsvis giver ordningen samtidig muligheden for at brande sig på Social Sustainability både internt og eksternt, og man kan dermed appellere til en større talentmasse.

Er I mellem end 1-49 ansatte?

Virksomheder af denne størrelse vil i første omgang ikke være underlagt lovkravet, men der er dog diskussion om, hvorvidt man skal udvide intervallet således, at loven også dækker de mindre virksomheder. Man har i Folketinget for nu valgt at se, hvordan denne lovgivning har indvirkning på de allerede omfattede virksomheder, hvorefter det vurderes, om dette interval skal udvides. Et interessant spørgsmål er dog, hvad den præcise forskel på en virksomhed med 42 ansatte og en virksomhed på 52 ansatte er. Forskellen vil formentlig ikke være nævneværdig, hvilket er en af årsagerne til, at Walor også anbefaler mindre virksomheder at overveje fordele ved sådan en ordning, da man kan opnå mange organisatoriske fordele igennem en whistleblowerordning, uanset om man er omfattet af et lovkrav eller ej.

Den egentlige problemstilling er de interne kompetencer og mangel herpå

Vi har over de seneste par måneder erfaret, at virksomhederne i første omgang ikke er beviste omkring denne lovgivning og konsekvenserne for deres organisation. Igennem vores dialog med virksomhederne oplever vi, at mange stiller spørgsmålstegn, ikke kun om valg af whistleblowerenheden og håndtering af indberetninger, men også hvad virksomheden skal gøre, hvis der kommer en reel sag, da disse kan være af meget forskellig karakter. Befinder man sig i en stor virksomhed, har man formentlig en afdeling til dette formål. Dette er sjældent tilfældet, hvis man er en mindre eller mellemstor virksomhed. En whistleblowerordning bliver derfor pludselig en større investering for virksomheden end forventet, da det ikke kun handler om et IT-system og dertilhørende whistleblowerordning, men i højere grad handler om hvilke kompetencer, man som virksomhed står og mangler.