07.12.2021

Hvad gør du, når ansættelsesvilkårene ændrer sig?

Af Tina Halkiær Olesen, Legal Advisor, DANSK HR

Gennem en ansættelse har du som leder brug for at kunne ændre i medarbejderens vilkår. Nogle gange sker det indenfor den ramme, der er i ansættelseskontrakten og dermed indenfor din ledelsesret. Så kan du tænke, jamen jeg ændrer da altid bare i ansættelsesvilkårene. Der er jo brug for en organisatorisk forandring, så det er sådan det er. Virksomhedens drift afhænger af det, og det er dig, der leder og fordeler arbejdet.

Imidlertid skal du som leder overveje, hvilken type af ændring, der er tale om. Årsagen til overvejelserne er, at nogle ændringer betragtes som væsentlige ændringer og skal derfor varsles overfor medarbejderen med vedkommendes individuelle opsigelsesvarsel. I artiklen vil jeg gennemgå de fire forskellige typer af ændringer, herunder hvilke konsekvenser der er forbundet med ændringerne hver især:

1. Ændringer indenfor ledelsesretten og stillingen
2. Midlertidige ændringer
3. Ændringer, der ikke er væsentlige
4. Ændringer, der er væsentlige

 

Ændringer indenfor ledelsesretten og stillingen

Ændringer indenfor ledelsesretten og stillingen kan indeholdes i medarbejderens jobbeskrivelse. Når lederen anvender ledelsesretten, skal den hvile på saglige og objektive kriterier. Arbejdsgiver har ret til at lede og fordele arbejdet med baggrund i virksomhedens behov.

Det gælder også, når ansættelsesforholdet ændrer sig. Når medarbejderens stilling ændrer sig indenfor de aftalte rammer, er der ikke brug for at give et varsel til medarbejderen. I stedet må medarbejderen acceptere, at der ikke er et varsel forbundet med ændringen. Når det er skrevet, kan det ledelsesmæssigt altid være klogt at give det varsel, som er muligt i situationen. Rent juridisk er det imidlertid ikke nødvendigt. En sådan ændring kan eksempelvis være, at medarbejderen får ny leder, eller at vedkommende skal varetage opgaver indenfor det område, som vedkommende allerede arbejder indenfor. Det kan også være at arbejdsstedet ændres med en afstand på få kilometer.

 

Midlertidige ændringer

Virksomheden kan komme til at stå i en kritisk og ekstraordinær situation, hvor virksomhedens tarv spiller en særlig rolle. I disse situationer må medarbejderen tåle en videregående ændring af ansættelsesforholdet, som ikke kræver varsel. De klassiske situationer er, at der er opstået brand eller kommet vandskade, men der kan også være tale om en akut opstået situation som sygdom. Arbejdstiden kan også flyttes midlertidigt i en periode, hvis der er saglige og objektive grunde til det. Det kan være i forbindelse med opkøb, og den udenlandske opkøber skal have en informeret organisation. Som følge af tidsforskelle kan der være brug for i en kortere periode at afvikle møder på et tidspunkt, der tager hensyn til tidsforskellene.

 

Ændringer, der ikke er væsentlige

Du kan som leder også have brug for at foretage ændringer, som ikke påvirker medarbejderens stilling, men det vil stadig kræve et rimeligt varsel. Længden af varslet skal vurderes med baggrund i den konkrete situation. Fx vil en ændring af virksomhedens navn formentlig være en uvæsentlig ændring, der kan fortages uden varsel. Det samme kan gøre sig gældende, hvis du vil lave en justering i placeringen af pauser af hensyn til din vagtplan.

 

Væsentlige ændringer er samtidig en opsigelse

Når en ændring er væsentlig, kan ændringen ikke indeholdes i stillingsbeskrivelsen. Medarbejderen skal derfor have tilbud om den nye og anden stilling. Her skal varslet være medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. Der er som udgangspunkt ikke lovregler, der regulerer forholdet, men det må igen bero på en konkret vurdering. Da der er tale om, at medarbejderen får et nyt tilbud om ansættelse, betyder det også, at det eksisterende ansættelsesforhold opsiges. Derfor kan medarbejderen betragte sig som opsagt, og konsekvenserne svarer til, at virksomheden havde opsagt medarbejderen. Derfor indebærer en væsentlig ændring, at du kan begrunde ændringen med hensynet til fx virksomhedens drift. Dermed sikrer du sagligheden af ændringen og dermed opsigelsen. Medarbejderen vil derfor ikke kunne kræve godtgørelse for usaglig opsigelse.

Som tommelfingerregel kan du sige, at hvis det medfører ændringer i kompetence, opgaver eller løn, vil der være tale om en væsentlig ændring. Eksempler på situationer kan være, at man ikke længere skal være leder eller nedgang i løn eller arbejdstid. Det kan også være fra timeløn til funktionær, eller at overtidsbetaling bliver indeholdt i lønnen, så der er tale om jobløn. Degradering vil næsten altid være en væsentlig ændring, ligesom tab af funktionærstatus også vil være det.

Proces for varsling af væsentlige ændringer

Enkelte virksomheder vælger at udarbejde et varslingsbrev til medarbejderne. Her bør du sikre en beskrivelse af ændringer, herunder baggrunden for den væsentlige ændring. Brevet kan også gøre de nye vilkår klart for medarbejderen sammen med muligheden for at betragte sig som opsagt. Det kan også være godt at give en frist for, hvornår du som leder skal have tilbagemelding fra medarbejderen. Hvis du vælger ikke at lave et varslingsbrev, kan du vælge at lave den nye kontrakt eller tillæg sammen med en opsigelse. Afhængig af medarbejderens accept eller det modsatte kan du så give den nye kontrakt eller opsigelsen. Der er ikke et lovkrav om, at jeres proces skal indeholde et varslingsbrev. Det kan dog være en god måde at sikre, at det er klart for alle parter, hvad der ændrer sig, herunder hvad konsekvensen er ved at sige nej tak. I samme varslingsbrev kan du også vælge at tilføje de forhold, der ikke ændrer sig, således at der ikke efterfølgende opstår tvivl.

 

Kollektive ændringer

Hvis en ændring påvirker samtlige medarbejdere i organisationen eller en hel afdeling, skal du være særlig opmærksom, hvis der er flere, der takker nej. Da kan du risikere, at opsigelserne bliver omfattet af reglerne for masseafskedigelser. Det vil betyde, at disse regler og den dertilhørende proces skal følges, herunder forhandlinger med medarbejderne. Derfor skal du ofte have overvejet denne mulighed, i forhold til hvor mange der takker nej og betragter sig som opsagt.

 

I kan også blive enige om de nye vilkår, og medarbejderen accepterer dermed at fortsætte på de ændrede vilkår. Så er der tale om en frivillig og gensidig aftale, hvilket du også bør dokumentere. Samtidig er det også muligt at ændre vilkår uden varsel, hvis du kan blive enig med medarbejderen. Det ændrer imidlertid ikke ved, at du skal overveje, hvordan en given forandring skal håndteres i forhold til medarbejderen. Du kan også altid vælge at give et længere varsel, end du er forpligtet til. Det kan have en positiv påvirkning af samarbejdet. Det kræver naturligvis, at virksomhedens behov også tilgodeses i dette tilfælde.

Artiklen er skrevet med baggrund i, at virksomheden ikke har overenskomst. Hvis der foreligger overenskomst, kan der være muligheder for ændringer i ansættelsesvilkår. Har virksomheden overenskomst, skal du derfor altid sikre at få tjekket, hvad jeres overenskomst indeholder. Endelig skal du også sikre opdatering af jeres personalehåndbog/retningslinjer/kontrakt, så du sørger for overholdelse af oplysningspligten overfor medarbejderen.