Fotolia_143032511_Subscription_Monthly_M_WEB.jpg

Enkeltstart i hjemmearbejde:  Et cykelhold er mere end cyklerne!  

Af: Kristian Krohn Djurhuus og Anders Bendix Kiel, partnere i WorkWays

Digitalt samarbejde er kommet for at blive, så nu er det dit ansvar at hjælpe dine kollegaer med at tilegne sig kompetencerne til at trives, i den nye verden med jævnligt påkrævet hjemmearbejde og øget fleksibilitet. 

Vores arbejde er blevet digitaliseret på rekordtid og vi er pludselig blevet sat i sadlen til at køre en enkeltstart i hjemmearbejde. IT-afdelingerne fik for en måned siden travlt med opsætning af den tekniske infrastruktur, for at sikre at alle medarbejdere kunne arbejde hjemmefra. Nu bliver det ledelsens opgave at gå forrest og sikre forankringen, samt HRs opgave at klæde medarbejderne digitalt på. Hver femte leder vil, ifølge en ny undersøgelse fra fagforeningen Lederne, også have mere hjemmearbejde efter Corona-krisen (Kilde eks. Berlingske-artikel 12/4). 

Vi har nu for alvor taget hul på anvendelsen af de digitale arbejdsredskaber og er gået ind i en tid hvor fysiske møder er konverteret til online møder. Vi bruger nye teknologier som GoToMeeting, Google Hangout, og Zoom. På samme tid får og sender vi flere e-mails end nogensinde før. Godt vi har vores gode gamle og trygge e-mail – den gode gamle teknologi vi kender så godt og som efterhånden har mere en 25 år på bagen. Mange organisationer har snuset til de såkaldte digitale workspaces, såsom Slack, Podio og ikke mindst Microsoft Teams. Det er samarbejdsplatforme, som udover online møder også samler kommunikation, filer og procesrelaterede opgaver. 

Vores ilddåb med de nye digitale værktøjer, svarer dog til, at man på et professionelt cykelhold har fået nye toptunede racercykler og derefter bliver sendt afsted individuelt. Et cykelhold er dog langt mere end bare cyklerne. 

Ligesom fysisk samarbejde – hvad enten det gælder cykelholdet i hårnålesvingene i Tour de France eller samarbejdet i jeres organisation – skal digitalt samarbejde tages lige så alvorligt som det fysiske. Nye cykler eller skinnende nye digitale platforme, får os ikke til at blive bedre sammen af sig selv.

Når jeg bruger Facebook, kan jeg bruge en af den digitale darwinismes førerhunde, præcis som jeg vil. Jeg kan lade være med at poste i månedsvis og kun glæde mig over at andre kan foranledige et underholdende afbræk i mit dagligliv.

Vores evne til samarbejde digitalt i en organisation afhænger til gengæld af, hvordan vi bruger teknologien sammen – alle sammen. Det gælder specielt når vi tager en fælles samarbejdsplatform som Microsoft Teams i brug, fordi den enkeltes succes, afhænger af den måde hvorpå vi bruger teknologien sammen – alle sammen.  

Da Ron Weasley brugte telefonen første gang 

Hvis du har læst Harry Potter-bøgerne, vil du måske huske Harrys gode ven Ron Weasley. I den tredje bog ringer Ron i telefon for første gang. Det er ikke kønt, for han stoler ikke helt på teknologien og i et forsøg på at sikre sig at hans ord kommer frem til modtageren, råber han sine sætninger ind i røret. Det er Rons forsøg på at kompensere for den usikkerhed han har, ved den nye teknologi. Jeg tror mange vil kunne genkende et lignende scenarie udspille sig da vi deltog i vores første online møder - “Hej, kan du høre mig? - Kan du se mig?”.

Vi skal ikke være blinde for, at vores nye digitale samarbejdsteknologier netop er nye for mange af os. Vi er alle ved at finde ud af at det er “det samme på en ny måde" som Cybersociologen Stine Gotved betegner det. Vores digitale samarbejde kan godt opleves som vores fysiske samarbejde, men at det også har sine egne præmisser og derfor kræver nye kompetencer.  

Samtidig er vi gået ombord i et slaraffenland af teknologiske værktøjer. En direktør I en stor dansk interesseorganisation fortalte mig forleden, at han har møder på Microsoft Teams, Zooms og for nylig en tredje, han ikke kunne huske navnet på. Det skal bestemt ikke forstås negativt: 

“Vi kommer aldrig til at rejse så meget igen, vi har opdaget, at vi faktisk godt kan mødes og arbejde på kontrakter og aftaler online”, siger direktøren. 

Direktørens erfaringer er dog også et udtryk for, at vores digitale samarbejde er fragmenteret. Vi mangler at reflektere over, hvilke digitale værktøjer vi skal bruge fremover og at medarbejderne bliver inddraget og trænet i dette. 

Det er således ikke underligt at vi endnu ikke har høstet frugterne ved det digitale samarbejde. Den teknologiske udvikling er eksploderet, mens kompetenceudviklingen i anvendelsen af digitalt samarbejde, stort set er stået stille. En følge af dette, er at vi ikke har udnyttet muligheden for at tage kommunikation ud af den silobaserede e-mail og gjort den søgbar og synlig i organisationen på en fælles digital samarbejdsplatform.  

Arbejdsteknologien skal “adoptes”

Technology adoption lyder måske ikke revolutionerende eller endda bydende nødvendigt, at sætte på ledelsens agenda og i HRs træningskatalog. Begrebet har været på agendaet de sidste par år hos tech-giganterne i Silicon Valley og handler om, hvordan vi får værdi ud den overflod af teknologi, vi faktisk ikke ved hvordan vi skal bruge.  

Hvis vi ser på tallene for videnarbejdernes produktivitet, er de nemlig stagneret gennem 2010’erne. Det er i en periode med en eksponentiel teknologisk udvikling, en mobil revolution og markant flere apps (Kilder: US Bureau of Labor Statistics, Bain & Company study, reported by the Harvard Business Review).) Kommunikationen er i samme periode eksploderet i mængde og specielt i større organisationer, er overfyldte e-mail indbakker en reel udfordring for mange medarbejdere. Det vi oplever med digital information overload kan forklares med “den mørke side af Metcalf’s lov”:   

Når omkostningerne til kommunikation stort set er lig nul, stiger vores interaktioner eksponentielt, men det samme gør den tid det tager for os at bearbejde dem! 

Videndeling er ved at være et slidt begreb, men flere studier påpeger, at videnarbejdere stadig bruger flere timer om ugen, på at lede efter information på daglig basis. Præsentationer, filer og mødenotater huserer i forskellige versioner og kan være svære at finde. 

Når vi samtidig fjernarbejder nu og kommer til at gøre det mere fremover, bliver det afgørende at vi sikrer en transformation af medarbejderne og en ny måde at samarbejde på. Hjemmearbejde skal gentænkes og vi skal have styr på hvordan vi bruger samarbejdsteknologier. Foruden de enkeltstående og specialiserede apps, bliver det afgørende at vi fremover har et fælles digitalt workspace hvor vi kommunikerer, deler og mødes - i en fælles kontekst, om den opgave og med det team vi arbejder med.  

Hjemmeskole har udfordret mange forældre i at jonglerer arbejde og undervisning. Nu går mange af os ind i en ny periode, hvor børnene er ude af hjemmet igen og vi får mere ro omkring os til at udføre vores arbejde. Vi er kommet over det første chok ved omvæltningen i vores hverdag. Denne tid bør kickstarte en ny fase, hvor vi alle i vores respektive organisationer og teams reflekterer over hvordan vi anvender teknologi til understøttelse af processer og samarbejde over afstande. 

Fem gode råd til digitalt samarbejde i 2020 

  • Anerkend at der er forskellige læringskurver og måder at lære på for forskellige medarbejdere. Nogen vil hurtigt fange pointen med den nye samarbejdsteknologi og andre skal have mere hjælp, men vi har alle behov for at øve os. Lyt til medarbejdernes feedback og brug også visuel og hands-on læring. 
  • En af de stærkeste prædiktorer for en succesfuld teknologi adoption er “Perceived Usefulness” (Opfattet nytte). Derfor skal I arbejde med strategier til at kommunikere og synliggøre What’s in it for me overfor slutbrugerne.  
  • Få opbygget kompetencer internt og sørg for at brugen af digitale arbejdsværktøjer, bliver tilpasset til de enkelte afdelinger og rollers behov. Mange er begyndt at bruge og snuse til de enkelte samarbejdsplatforme, men vigtig erfaring og tid kan gå tabt fra erfarne medarbejdere, hvis de nye digitale muligheder ikke bliver taget i brug på en god måde 
  • Udrul de nye forandringer i mindre bidder, i stedet for at tage det hele på en gang. Det er svært for os at ændre adfærd (også digitalt) og teknologien ændrer sig hurtigt. Gør det derfor i mindre agile processer - eksperimentér, lær og rul ud. 
  • Lav en social digital samarbejdskontrakt, om jeres brug af den fælles samarbejdsplatform på: Hvordan strukturerer i jeres digitale samarbejde, hvordan sikrer i at det foregår i en meningsfuld kontekst.