En god ansættelsessamtale kræver forberedelse, tydelig struktur og opmærksomhed på kandidatens oplevelse. Samtidig er samtalen en vigtig del af virksomhedens employer branding, fordi alle kandidater – uanset om de får jobbet eller ej – tager en oplevelse med sig videre.
Forberedelse inden samtalen
Inden samtalen er det vigtigt, at de personer, der deltager fra virksomhedens side, har læst både ansøgning og CV grundigt igennem. På den baggrund kan man forberede relevante spørgsmål, som man gerne vil have svar på i løbet af samtalen. Det viser samtidig kandidaten, at virksomheden har sat sig ind i ansøgningsmaterialet og er oprigtigt interesseret.
Det kan være en god idé at notere særlige punkter fra kandidatens CV eller ansøgning, som man ønsker at spørge ind til. Det kan for eksempel være tidligere erfaringer, karrierevalg, motivation for stillingen eller konkrete kompetencer, der er relevante for jobbet.
De praktiske rammer bør også være på plads inden samtalen. Der skal være booket et mødelokale uden forstyrrelser, så samtalen kan foregå roligt og professionelt. Det er vigtigt, at kandidaten ikke skal følges rundt i virksomheden, mens man leder efter et ledigt lokale – ikke mindst af hensyn til fortrolighed og diskretion.
Overvej også, hvordan kandidaten ankommer og forlader virksomheden. I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at bruge en anden indgang eller udgang end den, medarbejderne normalt bruger. Det gælder især, hvis der er flere kandidater til samtale samme dag, så de ikke risikerer at møde hinanden. Man ved aldrig, hvem der kender hinanden.
Til samtalen bør der som minimum være vand, kaffe eller te. Eventuelt kan der også være lidt chokolade eller andet let tilgængeligt. Det er en lille detalje, men det kan være med til at skabe en mere imødekommende stemning.
Hvis der deltager flere personer fra virksomheden, for eksempel en leder og en HR-partner, bør rollefordelingen være aftalt på forhånd. Hvem byder velkommen? Hvem fortæller om virksomheden? Hvem stiller hvilke spørgsmål? En klar rollefordeling gør samtalen mere professionel og sikrer, at kandidaten oplever et godt flow.
Det kan også være relevant at overveje bordopstillingen. Hvis der deltager mange fra virksomheden, for eksempel et ansættelsesudvalg, bør man undgå, at alle repræsentanter sidder på den ene side af bordet, mens kandidaten sidder alene på den anden. Det kan skabe en unødigt formel eller presset situation.
Skab en god ramme under samtalen
Under selve samtalen er en af arbejdsgivers vigtigste opgaver at få kandidaten til at føle sig tryg og godt tilpas. For mange kandidater er en ansættelsessamtale forbundet med nervøsitet, og det kan påvirke, hvordan de præsenterer sig selv.
Når kandidaten slapper af, bliver det lettere for virksomheden at danne sig et realistisk indtryk af både personlighed, motivation og kompetencer. Samtidig får kandidaten en bedre oplevelse af virksomheden, hvilket kan føre til positiv omtale – også selv om vedkommende ikke ender med at få jobbet.
Det kan være en fordel at begynde samtalen med nogle lette spørgsmål, der bryder isen og skaber en mere afslappet stemning. Det kan for eksempel være spørgsmål om kandidatens vej til samtalen, en kort introduktion eller en uformel indledning, før man går videre til de mere faglige emner. Formålet er at skabe kontakt og tillid fra begyndelsen.
En mulig struktur for samtalen
En ansættelsessamtale kan med fordel følge en tydelig dagsorden. Det skaber overblik for både kandidat og virksomhed og sikrer, at man kommer omkring de vigtigste emner.
En mulig struktur kan være:
- Alle deltagere præsenterer sig selv og deres rolle i samtalen.
- Kandidaten fortæller om sig selv, sin baggrund, sine valg i forhold til job og karriere samt sin motivation for stillingen.
- Virksomheden spørger ind til relevante erfaringer, kompetencer og konkrete eksempler fra
- kandidatens arbejdsliv.
Virksomheden fortæller om organisationen, jobbet, arbejdsopgaverne, teamet, lederen og ledelsesstilen.
- Begge parter får mulighed for at stille de sidste spørgsmål og afklare, om der er noget, de mangler at komme omkring.
- Samtalen rundes af med en kort opsamling og information om det videre forløb.
Det er vigtigt at fortælle kandidaten, hvornår vedkommende kan forvente at høre tilbage. Her gælder det om kun at love det, man kan holde. Hvis man siger, at kandidaten får svar fredag, bør man også sikre, at det sker – eller som minimum give besked, hvis processen trækker ud.
Lad kandidaten fortælle først
Et godt råd er at lade kandidaten fortælle om sig selv, sine erfaringer, ønsker og præferencer, før virksomheden går for detaljeret ind i jobindholdet og organisationens forventninger.
Hvis arbejdsgiver starter med at beskrive jobbet meget detaljeret, kan kandidaten ubevidst komme til at tilpasse sine svar til det, der netop er blevet sagt. Ved først at lade kandidaten fortælle frit får man ofte et mere ærligt indblik i motivation, præferencer og forventninger.
Herefter kan virksomheden præsentere jobbet og organisationen mere grundigt, så kandidaten også får et solidt grundlag for at vurdere, om stillingen er interessant.
Brug et vurderingsskema
Når der er flere kandidater til samme stilling, kan det være svært at skelne dem fra hinanden efterfølgende. Måske har man læst mange ansøgninger, afholdt flere samtaler og noteret sig mange forskellige indtryk undervejs.
Derfor kan det være en hjælp at udarbejde et enkelt vurderingsskema, som bruges under eller umiddelbart efter samtalerne. Skemaet kan tage udgangspunkt i de kriterier, der er beskrevet i stillingsopslaget, for eksempel faglige kompetencer, erfaring, motivation, samarbejdsevner, kommunikation og kulturmatch.
Det er vigtigt at huske, at valget af den rette kandidat ikke bør baseres på samtalen alene. En samlet vurdering kan også inddrage ansøgning, CV, referencer, eventuelle test eller personprofiler samt de indtryk, der opstår under samtalen.
Et vurderingsskema kan gøre processen mere systematisk og mindske risikoen for, at beslutningen i for høj grad bygger på mavefornemmelser eller enkeltstående indtryk.
Samtalen går begge veje
Tidligere blev ansættelsessamtalen ofte betragtet som en situation, hvor virksomheden skulle vurdere og vælge kandidaten. I dag er samtalen i højere grad en gensidig proces, hvor begge parter skal finde ud af, om der er et match.
Virksomheden skal derfor ikke kun vurdere kandidatens kompetencer og motivation. Den skal også give kandidaten et ærligt og realistisk billede af jobbet, kulturen, opgaverne og forventningerne. Kandidaten skal have mulighed for at stille spørgsmål og få den information, der skal til for at træffe en kvalificeret beslutning.
Hvis virksomheden oversælger jobbet eller undlader at fortælle om væsentlige forhold, kan det skabe skuffelse og mistrivsel senere i ansættelsen. En god samtale handler derfor også om forventningsafstemning.
Vigtige opmærksomhedspunkter
Under samtalen er det vigtigt at sikre, at alle kommer til orde. Hvis arbejdsgiver taler det meste af tiden, får man ikke et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere kandidaten. Kandidaten skal have plads til at fortælle, reflektere og stille spørgsmål.
Det er også vigtigt, at samtalen foregår respektfuldt og professionelt. Kandidaten har brugt tid på at skrive ansøgning og CV, forberede sig og møde op til samtalen. Derfor bør alle kandidater behandles ordentligt – også dem, der ikke får jobbet.
Afslag bør gives på en respektfuld måde og gerne med en kort forklaring, hvis det er muligt. En kandidat, der får en god oplevelse, kan søge igen på et senere tidspunkt eller anbefale virksomheden til andre. Omvendt kan en dårlig oplevelse hurtigt påvirke virksomhedens omdømme negativt.
Ansættelsessamtalen er derfor ikke kun en del af rekrutteringsprocessen. Den er også en del af virksomhedens ansigt udadtil. Når samtalen gennemføres professionelt, respektfuldt og struktureret, styrker det både beslutningsgrundlaget og kandidatens oplevelse af virksomheden.
