Derfor er det vigtigt at forholde sig til, hvordan samtalerne skal gennemføres, og hvad man som interviewer skal være særligt opmærksom på. Ansættelsessamtalen er ikke kun et redskab til at vurdere kandidaten. Den er også en del af virksomhedens ansigt udadtil og har betydning for, hvordan virksomheden opleves af potentielle fremtidige medarbejdere.
Tre grundlæggende interviewtyper
Ser man interviewet fra en teoretisk vinkel, kan interviewformen typisk opdeles i tre overordnede typer:
Det strukturerede interview, hvor man følger en fast skabelon med på forhånd definerede spørgsmål.
Det semi-strukturerede interview, hvor man har en plan og en række spørgsmål, men samtidig giver plads til fri dialog og uddybende spørgsmål.
Det ustrukturerede interview, hvor samtalen i højere grad udvikler sig frit og uden en fast skabelon eller nedskrevne spørgsmål.
Forskellen på de tre interviewformer ligger især i graden af struktur. Alle tre former har fordele og ulemper, og effekten afhænger af, hvilken sammenhæng de bruges i. I mange rekrutteringsprocesser er det semi-strukturerede interview dog den mest anvendte form, fordi det kombinerer struktur med mulighed for en mere naturlig dialog.
Det strukturerede interview
I det strukturerede interview er alle spørgsmål fastlagt på forhånd og ofte sat op i skemaform. Under samtalen noterer intervieweren løbende kandidatens svar ud for de enkelte spørgsmål.
Fordelen ved denne metode er, at den giver mere konkrete og sammenlignelige svar. Det kan gøre det lettere at vurdere kandidaterne op mod hinanden, fordi alle bliver stillet de samme spørgsmål. Til gengæld giver metoden kun begrænset plads til, at samtalen kan bevæge sig i nye retninger eller følge op på interessante svar.
Det strukturerede interview kan derfor være velegnet til korte, indledende samtaler på 15-20 minutter, hvor man eksempelvis har indkaldt 10-15 kandidater til en første interviewrunde og efterfølgende skal udvælge, hvem der skal videre i processen.
Metoden er derimod mindre velegnet til længere individuelle samtaler med få udvalgte kandidater, særligt når der er tale om specialiststillinger eller lederstillinger. Her er det ofte vigtigt at få mulighed for at stille uddybende spørgsmål og få en mere nuanceret forståelse af kandidatens erfaringer, refleksioner og tilgang til opgaven.
Det semi-strukturerede interview
Det semi-strukturerede interview anbefales ofte til længere individuelle samtaler. Her arbejder intervieweren ud fra en række planlagte spørgsmål, men samtalen giver samtidig mulighed for fri dialog og opfølgende spørgsmål undervejs.
Denne interviewform skaber en god balance mellem struktur og fleksibilitet. Intervieweren sikrer, at de vigtigste temaer bliver berørt, samtidig med at der er plads til at forfølge relevante emner, som opstår under samtalen.
Det giver både interviewer og kandidat mulighed for at tale mere naturligt om erfaringer, kompetencer, motivation og forventninger. Samtalen kan derfor opleves mere uformel og dialogbaseret, uden at den mister sit faglige fokus.
Det semi-strukturerede interview kræver dog, at intervieweren er godt forberedt. Intervieweren skal både kunne styre samtalen, tage relevante stikord undervejs og efterfølgende notere sine observationer og indtryk grundigt. Samtidig kræver det evnen til at lytte aktivt og opfange, hvilke emner der bør uddybes – også selvom de ikke var planlagt på forhånd.
Det ustrukturerede interview
I det ustrukturerede interview udvikler samtalen sig mere frit. Der er typisk ingen fast spørgeramme, og intervieweren tager i højere grad samtalen, som den kommer.
Udfordringen ved denne form er, at samtalerne let kan blive tilfældige og meget forskellige fra kandidat til kandidat. Nogle kandidater kan få mange spørgsmål, mens andre får få. Nogle får grundig information om virksomheden, mens andre ikke får den samme indsigt. Det kan gøre det vanskeligt at sammenligne kandidaterne på et fair og ensartet grundlag.
Derfor anbefales det som udgangspunkt ikke at bruge det ustrukturerede interview som primær metode i længere individuelle ansættelsessamtaler.
Der kan dog være situationer, hvor metoden kan have en funktion. Det kan eksempelvis være, hvis man ønsker at se, hvordan kandidaten selv strukturerer sin informationssøgning, tager initiativ i samtalen eller viser lederevne. I så fald bør man som interviewer være særligt opmærksom på at bevare objektiviteten og undgå, at personlige præferencer eller umiddelbare indtryk får for stor betydning for vurderingen.
Andre interviewformer
Ud over de tre grundlæggende interviewtyper findes der også andre former for interviews og vurderingsmetoder, som kan bruges i rekrutteringsprocessen.
En af dem er case-interviewet. Her bliver kandidaten præsenteret for en konkret opgave eller problemstilling, som typisk tager udgangspunkt i virksomhedens hverdag. Formålet kan være at vurdere kandidatens analytiske evner, kommunikationsfærdigheder, problemløsningsevne eller præsentationsteknik.
En case kan løses med forberedelse hjemmefra eller på stedet i forbindelse med samtalen. Afhængigt af metoden kan case-interviewet også give indblik i, hvordan kandidaten arbejder under tidspres, særligt hvis der er en kort deadline.
Case-interviews kræver dog god forberedelse fra virksomhedens side. Casen skal være realistisk, relevant for stillingen og tydelig i sin rammesætning. Samtidig bør man være opmærksom på kandidatens tidsforbrug. Hvis opgaven tager flere timer at løse, bør relevansen stå mål med den tid, kandidaten investerer.
En anden mulighed er assessment eller talent assessment. Denne metode bruges ofte, når man skal vurdere et større antal kandidater, for eksempel ved udvælgelse af elever, trainees eller medarbejdere til flere ensartede stillinger.
Et assessment-forløb kan bestå af opgaver, tests, interviews, samarbejdsøvelser og simulationer af arbejdsrelaterede situationer. Undervejs observeres kandidaterne af repræsentanter fra virksomheden og eventuelt eksterne rekrutteringskonsulenter.
Assessment er en omfattende metode, men den kan være værdifuld, fordi man får mulighed for at møde og vurdere flere egnede kandidater inden for samme tidsrum. Det kan gøre det lettere at sammenligne styrker, samarbejdsevner og potentiale.
Endelig kan telefoninterviews også være en del af rekrutteringsprocessen. De kan gennemføres med samme type spørgsmål som fysiske eller online samtaler og er særligt anvendelige i den indledende screening. Fordelen er, at de er hurtige og fleksible. Ulempen er, at man ikke får samme mulighed for at aflæse kropssprog, kontakt og kemi mellem kandidat og interviewer.
Selve interviewet
Når interviewformen er valgt, handler det om at gennemføre samtalen på en måde, der både giver virksomheden relevant viden og giver kandidaten en god oplevelse.
Uanset interviewtype kan mange forskellige spørgsmål anvendes. Det vigtigste er, at intervieweren er bevidst om sin rolle og formår at skabe en samtale, hvor kandidaten føler sig tryg nok til at svare åbent og ærligt.
En af interviewerens vigtigste opgaver er derfor at få kandidaten til at slappe af. Det skaber grundlag for en mere udbytterig samtale og gør det lettere at få et retvisende indtryk af kandidaten.
Interviewerens rolle
Som interviewer bør man være opmærksom på både sin egen adfærd og den dynamik, der opstår i samtalen. Det indebærer blandt andet:
- At være bevidst om egne styrker, blinde vinkler og opmærksomhedspunkter.
- At tilpasse sin tilgang til den person, man sidder overfor. Der kan eksempelvis være forskel på, hvordan man bedst skaber en god samtale med en introvert og en ekstrovert kandidat.
- At være nysgerrig og undersøgende frem for vurderende i selve samtalen.
- At stille åbne og relevante spørgsmål, som giver kandidaten mulighed for at uddybe sine erfaringer, refleksioner og motivation.
- At være opmærksom på egne bias og fordomme, så de ikke bliver styrende for vurderingen.
- At tage stikord undervejs, så det bliver lettere at skelne samtalerne fra hinanden efterfølgende.
Den gode spørgeteknik
At stille gode spørgsmål er en vigtig del af et vellykket interview. Gode spørgsmål giver information, skaber refleksion og hjælper kandidaten med at sætte ord på sine erfaringer og kompetencer.
Som interviewer kan man med fordel:
- Stille spørgsmål i korte og præcise vendinger.
- Bruge HV-spørgsmål som hvad, hvordan, hvem og hvornår. Vær dog opmærksom på, at spørgsmål, der starter med “hvorfor”, kan opleves konfronterende eller vurderende.
- Undgå spørgsmål, der kun kan besvares med ja eller nej.
- Stille ét spørgsmål ad gangen.
- Stille uddybende spørgsmål, når der er behov for mere konkrete eksempler eller refleksion.
- Undgå ledende spørgsmål, hvor kandidaten indirekte bliver guidet mod et bestemt svar.
- Undgå spørgsmål om personlige forhold, som ikke er relevante for stillingen.
- Opmærksomhedspunkter under interviewet
Under samtalen bør intervieweren være opmærksom på at give kandidaten tid og plads til at svare. Pauser kan føles lange, men de kan også give kandidaten mulighed for at tænke sig om og svare mere nuanceret.
Det kan desuden være en fordel at bede kandidaten om at forklare, beskrive og vurdere konkrete situationer. Det giver ofte mere brugbare svar end generelle udsagn.
Som interviewer bør man undgå spørgsmål, der har til formål at fælde kandidaten. Formålet med samtalen er ikke at teste kandidaten i at undgå fejl, men at få et kvalificeret indblik i vedkommendes kompetencer, erfaringer, motivation og tilgang til arbejdet.
Det er også vigtigt at huske, at kandidaten bør tale mest. Intervieweren skal lytte aktivt, observere og holde fokus på de forhold, der er relevante for stillingen. Det gælder både kandidatens faglige kompetencer, holdninger, motivation og indstilling til opgaverne.
Endelig bør man som interviewer se på helhedsbilledet frem for at lægge for stor vægt på enkelte formuleringer. En god ansættelsessamtale handler om at skabe et solidt grundlag for vurdering – og samtidig give kandidaten et professionelt og retvisende indtryk af virksomheden.
