En ansættelseskontrakt er et centralt dokument i ethvert ansættelsesforhold. Den skaber klarhed om de vilkår, der gælder mellem arbejdsgiver og medarbejder, og kan være med til at forebygge misforståelser og uenigheder senere i ansættelsen.
Siden den 22. juni 1993 har det været lovpligtigt, at medarbejdere skal have skriftlige oplysninger om deres ansættelsesvilkår. Ud over at være et lovkrav er ansættelseskontrakten et vigtigt redskab for både virksomhed og medarbejder. Den gør det muligt at finde tilbage til de aftalte vilkår om blandt andet løn, arbejdstid, ferie, opsigelsesvarsel og øvrige rettigheder og pligter.
Nye regler fra 1. juli 2023
Reglerne om ansættelseskontrakter er reguleret i lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår. Loven blev ændret markant den 1. juli 2023 som følge af EU’s arbejdsvilkårsdirektiv, der har til formål at sikre større gennemsigtighed og forudsigelighed for lønmodtagere i EU.
Ændringerne betyder blandt andet, at flere medarbejdere end tidligere er omfattet af reglerne, og at arbejdsgivere skal give mere detaljerede oplysninger om ansættelsesforholdet.
Hvem skal have en ansættelseskontrakt?
Efter de nye regler skal alle ansatte have en ansættelseskontrakt eller et ansættelsesbevis, hvis de har en forudbestemt eller faktisk arbejdstid på gennemsnitligt mere end tre timer om ugen i en referenceperiode på fire sammenhængende uger.
Derudover skal ansatte have et ansættelsesbevis, hvis der ikke på forhånd er fastsat en garanteret mængde betalt arbejde før ansættelsesforholdets begyndelse. Det gælder eksempelvis tilkaldevikarer og ansatte på såkaldte 0-timers kontrakter.
Arbejdsgiveren skal udlevere oplysninger om de væsentligste ansættelsesvilkår senest syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er begyndt. Øvrige oplysninger skal som udgangspunkt gives senest en måned efter ansættelsesforholdets start.
Nye mindstekrav til ansættelsesvilkår
Med ændringerne til ansættelsesbevisloven følger også en række mindstekrav til ansættelsesvilkår, som arbejdsgiver skal være opmærksom på.
Det er blandt andet ikke tilladt at aftale en prøvetid, der overstiger seks måneder. Ved tidsbegrænsede ansættelser må prøvetiden som udgangspunkt maksimalt udgøre en fjerdedel af den samlede ansættelsestid. For funktionærer gælder fortsat funktionærlovens regler om prøvetid.
Arbejdsgiver må heller ikke uden saglig grund begrænse en medarbejders mulighed for at have bibeskæftigelse. En medarbejder må som udgangspunkt gerne have sideløbende arbejde, så længe bibeskæftigelsen er forenelig med det eksisterende ansættelsesforhold.
Hvis ansættelsesforholdet er kendetegnet ved et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster, skal kontrakten desuden indeholde oplysninger om, med hvilket varsel medarbejderen kan blive bedt om at møde på arbejde, samt på hvilke dage og inden for hvilke tidsrum arbejdet kan finde sted.
Særlige regler for funktionærer
For funktionærer gælder funktionærloven. Definitionen af en funktionær fremgår af funktionærlovens § 1.
En funktionær har de rettigheder og pligter, der følger af funktionærloven. Reglerne kan ikke fraviges til ugunst for funktionæren, hverken af arbejdsgiver eller medarbejder. Funktionærloven kan dog suppleres af bedre vilkår, eksempelvis gennem en individuel aftale eller en overenskomst.
Hvis funktionæren er omfattet af en overenskomst, skal denne også overholdes.
Ansatte, der ikke er funktionærer
For medarbejdere, der ikke er funktionærer, findes der ikke én samlet lovgivning på samme måde som funktionærloven.
Deres ansættelsesvilkår er dog stadig reguleret af en række ansættelsesretlige regler, herunder ansættelsesbevisloven, ferieloven og eventuelle overenskomster, lokalaftaler eller personalepolitikker.
Det er derfor vigtigt at afklare, hvilke regler og aftaler der gælder for den konkrete medarbejdergruppe.
Hvad skal ansættelseskontrakten indeholde?
Kravene til indholdet i en ansættelseskontrakt afhænger blandt andet af, om medarbejderen er omfattet af en overenskomst. Hvis medarbejderen ikke er omfattet af en overenskomst, er det reglerne i ansættelsesbevisloven, der danner udgangspunkt.
Ansættelseskontrakten skal indeholde alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet. Som minimum skal den indeholde oplysninger om:
- Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse
- Arbejdsstedets beliggenhed eller oplysning om, at medarbejderen arbejder forskellige steder
- Beskrivelse af jobbet, stillingsbetegnelse, titel eller rang
- Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt
- Ansættelsens forventede varighed, hvis der er tale om en tidsbegrænset ansættelse
- Retten til ferie og oplysninger om betaling under ferie
- Opsigelsesvarsler
- Løn, tillæg og andre løndele
- Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid
- Oplysning om, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer ansættelsesforholdet
Efter lovændringen den 1. juli 2023 skal ansættelseskontrakten desuden indeholde oplysninger om:
- Retten til andet lønnet fravær, som medarbejderen har ret til
- Retten til uddannelse, som tilbydes af eller på vegne af arbejdsgiveren
- Varigheden af en eventuel prøveperiode og betingelserne herfor
- Identiteten på de socialsikringsinstitutioner, som arbejdsgiveren eventuelt indbetaler bidrag til
- For vikarer: navnet på brugervirksomheden, når denne er kendt
Andre væsentlige ansættelsesvilkår
Ud over de lovpligtige oplysninger skal arbejdsgiveren også oplyse om alle øvrige væsentlige vilkår i ansættelsesforholdet.
Der findes ikke en endelig facitliste over, hvad der er væsentlige vilkår, da det afhænger af den konkrete stilling og arbejdsplads. Typiske forhold, der kan være relevante at beskrive i kontrakten eller i tilhørende personalepolitikker, er blandt andet:
- Hjemmearbejde og øvrige arbejdssteder
- Vilkår ved helt eller overvejende uforudsigelige arbejdstider
- Afspadsering og mulighed for flekstid
- Alkohol- og rygepolitik
- Regler for anmeldelse og dokumentation af sygdom
- Arbejde på særlige tidspunkter
- IT-politik, herunder brug af mail, internet og sociale medier til private formål
- Ferieplanlægning
- Frihed ved særlige begivenheder
- Konkurrence- og kundeklausuler
- Kørselsgodtgørelse
- Ophavsret og opfindelser
- Overarbejde
- Pauser
- Regler for påklædning
- Personalegoder
- Personalesamtaler
- Tavshedspligt
- Behandling af personoplysninger
- Eventuelt samtykke til brug af medarbejderfotos på hjemmeside, sociale medier eller i øvrig markedsføring
Ansættelseskontrakten skaber klarhed
En tydelig og opdateret ansættelseskontrakt er med til at skabe tryghed for både arbejdsgiver og medarbejder. Den sikrer, at begge parter kender rammerne for ansættelsen, og at væsentlige vilkår er dokumenteret fra begyndelsen.
For arbejdsgiver er det derfor vigtigt løbende at sikre, at ansættelseskontrakter lever op til gældende regler, og at de afspejler de faktiske vilkår, medarbejderen arbejder under. Det gælder både ved nyansættelser og ved væsentlige ændringer i et eksisterende ansættelsesforhold.
