17.04.2024

Succes i den digitale transformation: Fra Google docs til digitalt værktøj

Advertorial 
Tekst af Caroline Gottschalck

 

Da Buch Andersen bliver ansat i Neurons i foråret 2022 undersøger og analyserer hun medarbejdernes engagement via samtaler, ad hoc feedback og et begrænset, gratis tool. Noterne blev samlet i Google docs og sheets.

Det var dog hele tiden højt på hendes agenda at investere i et engagement-tool.

"Fordelen ved at bruge et engagement-værktøj er jo, at nogle har tænkt tankerne før og man kan lave målinger baseret på videnskab og statistik. Og så er muligheden for at benchmarke super vigtigt - særligt i starten, hvor en rating på “7” er svær at sige om er god eller dårlig, når man ikke kan sammenligne med tidligere målinger internt", fortæller Buch Andersen og fortsætter.

"Med et dedikeret engagement værktøj er det også meget nemmere at analysere og dele indsigt internt. Et engagement-værktøj giver mulighed for at være transparent både over for ledere og medarbejdere."

I maj 2023 sender Buch Andersen Neurons’ første pulsmåling ud via deres nye, digitale engagement-værktøj. Det letter hendes arbejde med engagement betydeligt.

"Det største udbytte er, at jeg slipper for at sidde med store mængder af data. Og så får jeg hurtigt adgang til insights i realtid med et engagement-værktøj, hvilket også giver mulighed for at opdage trends og tendenser i tide, så vi kan hjælpe de enkelte teams", fortæller Buch Andersen.

 

Indsigt i teams og hele virksomheden

Værktøjets funktioner gør det nemt at få både det store overblik over medarbejdernes engagement og mulighed for at gå i dybden med potentielle udfordringer.

"Værktøjets standardspørgsmål er super gode til at få et overordnet indblik og giver mulighed for at benchmarke resultater fra andre lignende organisationer. Engagement værktøjet har også andre mulige spørgsmål, som sammenlagt med vores egne konkrete spørgsmål giver muligheden for at gå i dybden med specifikke trends og tendenser", siger Buch Andersen.

Værktøjets standardspørgsmål indeholder både spørgsmål og statements, hvor medarbejderne skal angive deres enighed på en skala fra 1-10.

"Nogle af de statements, vi har målt og fortsat måler på, er “Would you recommend your manager to others?” og “There is a strong team spirit at work right now”, hvor medarbejderne skal erklære deres grad af enighed i udsagnet", forklarer Buch Andersen.

Neurons oplever en høj svarrate på deres engagement-målinger. En af årsagerne hertil, kan være den tillid, Buch Andersen har til engagement-værktøjet.

"Det er afgørende, at jeg ved og stoler på, at der er ægte anonymitet. Jeg kan ikke se, hvad den enkelte medarbejder svarer, men jeg kan se samlet data ud fra alle svarene. Tillid er super vigtigt! Min grad af tillid smitter af på medarbejderne. Hvis ikke jeg har tillid, så har de det heller ikke", understreger Buch Andersen.

 

Strategisk arbejde med engagement

Selvom Neurons kun har brugt engagement-værktøjet i ca. 1 år, er der allerede gode resultater at hente. Arbejdet med engagement er blevet mere konkret og strategisk, fortæller Buch Andersen og uddyber:

"Vi har fundet ud af, at tilfredshed og well-being har en stærk sammenhæng hos os. Et eksempel er fra målingen fra december 2023, der viste nedgang i well-being. Det gjorde, at vi satte ekstra fokus på fysisk sundhed med konkurrencer i squats og antal skridt om dagen. Næste måling viste, at well-being scoren var forbedret, hvilket også var tydeligt på vores bundlinje, idet medarbejderne har langt færre sygedage og i det hele taget er mere produktive og motiverede."

Et andet godt resultat, det strategiske arbejde med data fra engagement-værktøjet har bragt med sig, er succesen med at vende en uønsket tendens i et specifikt team.

"I en måling havde vi nedgang i et teams engagement. Dataen viste, hvad vi allerede havde en fornemmelse af; nemlig at teamet manglede motivation og retning, idet de på daværende tidspunkt manglede en faglig leder," fortæller Buch Andersen.

I engagement-værktøjet præsenteres løsningsforslag til tiltag, man kan igangsætte for at vende en tendens. I det konkrete tilfælde valgte virksomheden, at konstituere en leder, udstede konkrete mål for teamet og inddrage samme team i rekruttering af en ny leder, hvilket havde en positiv effekt og kunne ses på den følgende pulsmåling.

 

Vedligehold jeres engagement

I Neurons’ seneste måling var der ingen “røde lamper, der blinkede”, men det får dem ikke til at ligge på den lade side. Buch Andersen mener, at det blot giver anledning til at styrke drivkræfterne til engagementet blandt medarbejderne:

"Vedligeholdelse af de gode og fornuftige tendenser er også vigtigt for at etablere et solidt grundlag for engagement og en god kultur. Selvom der ikke er alarmerende udfordringer, vil vi gerne være proaktive. Fokus er derfor nu på samarbejde, kommunikation og feedback-mekanismer. Ledere såvel som medarbejdere kan altid blive endnu bedre til at kommunikere og samarbejde. Hellere arbejde aktivt med forbedring end at slukke ildebrande om et års tid."

Neurons’ strategiske arbejde med engagement taler sit tydelige sprog. Siden første måling for et år siden, har scoren på engagement og i deres NPS udviklet sig positivt.

"I engagement er vi gået fra en score på 77 til 85 ud af 100. Og i NPS havde vi tidligere en score på 30. I dag er den 44. Begge scorer er ret højt og godt synes jeg!", fortæller Buch Andersen

 

4 råd til ledere, der måler på engagement

Vil du have størst muligt udbytte af din engagement værktøj, så har Buch Andersen fire vigtige råd til dig:

1. Find et værktøj, du har tillid til. Din tillid til værktøjet smitter af på dine medarbejdere. Men det modsatte er også tilfældet, hvis du ikke selv har tillid til fx værktøjets anonymitet. 
   
   
2. Engagement-værktøj er ikke et HR-værktøj, men et ledelsesværktøj. Sørg for at have allierede fx i ledelsen til at slå på tromme i teams, når værktøjet skal udrulles og anvendes i de forskellige teams. 
   
   
3. Data skal afspejle real tid. Forældet data giver ikke et aktuelt billede af virksomheden og kan dermed ikke bidrage til at skabe de ønskede resultater. Har I tidligere brugt årlige trivselsundersøgelser eller APV-undersøgelser hvert andet år, så anbefaler jeg, at du bruger engagement-værktøjet hyppigere end, I er vant til. Vi kører undersøgelser en gang i kvartalet kombineret med eventuelle dybdegående undersøgelser, hvis det viser sig nødvendigt 
   
   
4. Husk at se sammenhængene. Hold data op mod viden fra ledere, HR, øverste ledelse og virksomhedens retning, for at kunne forstå og undersøge situationen nærmere.