25.10.2023
Stempeluret er tilbage!
Advertorial: Lessor A/S
Af Mette Nørlem, Senior Manager og cand. jur., Lessor A/S
I 2019 afsagde EU-domstolen en afgørelse, som pålagde medlemslandene at indføre regler om registrering af arbejdstid. Baggrunden var, at en medarbejder mente, hun arbejdede flere timer end de tilladte 48 timer/uge over en periode på 4 mdr. Medarbejderen forsøgte at bevise dette, men hun kunne ikke fremskaffe tilstrækkelig dokumentation og tabte derfor sagen. Efterfølgende udtalte domstolen, at en medarbejder altid skal have mulighed for at dokumentere overholdelse af arbejdstidsreglerne.
Nu har Danmark også sat kravet fra EU på dagsordenen, og vi har set det første lovudkast, som i skrivende stund er sendt i høring. Vi kender derfor de overordnede principper, men vi kan stadig opleve enkelte mindre ændringer, når det endelige lovforslag fremsættes.
Krav til arbejdsgiver
Det, vi er sikre på, er, at arbejdsgivere skal indføre et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver lønmodtager, herunder også overarbejde, transporttid, rådighedsperioder og andet, der ikke betragtes som hviletid.
I EU har vi en lang række arbejdstidsregler som 11 timers-reglen, reglen om gennemsnitlig arbejdstid på max 48 timer/uge over en periode, regler om pauser og et ugentligt fridøgn.
Ideen med loven er, at hvis reglerne skal beskytte medarbejderne, så er det nødvendigt, at de på en sikker måde kan dokumentere det. Ved tidsregistrering kan en medarbejder altid tjekke, om regler overholdes, og hvis ikke, ja så kan de dokumentere eventuelle overtrædelser.
Hvad skal vi så registrere?
Oprindeligt gik dommen på den ugentlige arbejdstid, men EU ønsker, at registrering skal sikre overholdelse af alle arbejdstidsregler. Derfor er kravet også, at vi skal kunne se, hvornår en medarbejder kommer og går. Ellers kan vi ikke tjekke, om 11-timers reglen og reglen om et ugentligt fridøgn overholdes. Det formodes også at være et krav, at der registreres ferie, fordi disse perioder ikke skal tælles med i den gennemsnitlige arbejdstid. Mere usikkert er det dog, om der er krav om registrering af pauser.
Hvem skal tidsregistrere?
Udgangspunktet er, at alle lønmodtagere, der er omfattet af de ovenfor nævnte generelle arbejdsmiljøregler, skal registrere tid. Det betyder, at der er medarbejdere, der har andre arbejdstidsbestemmelser (f.eks. lastbilchauffører og personer i døgnvagt). Hvis de dermed er undtaget de generelle regler, så skal de heller ikke registrere tid i henhold til denne lov. En anden, som vi ved er undtaget af arbejdstidsreglerne, er den øverste chef (CEO).
Udover disse grupper er der i loven også lukket op for andre undtagelser. Det gælder f.eks. højtstående ledere/eksperter, hvis arbejdstid som helhed ikke kan måles eller fastsættes på forhånd. Er de ikke forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, og kan de (helt) selvstændigt bestemme deres tidsplan, kan de være undtaget.
I kommentarerne til loven står der dog meget tydeligt, at det ikke er muligt at udelukke hele grupper. Mulighederne for at undtage er ganske indskrænkende, og det er ALTID en konkret vurdering i forhold til det enkelte job.
Husk også, at hvis en arbejdsgiver vurderer, at en medarbejder kan undtages, så skal det stå i ansættelsesbeviset for den pågældende medarbejder.
Mette Nørlem, Senior Manager og cand. jur., Lessor A/S
Krav til tidsregistreringssystemet
Loven giver arbejdsgiver ret til selv at afgøre, hvordan arbejdstid skal registreres. Der er altså ingen krav om, hvilken metode der vælges, så det behøver ikke at være en elektronisk/digital løsning.
Men det valgte system skal selvfølgelig opfylde kravene til, hvad der skal registreres. Derudover er der to andre krav. For det første er der krav om, at arbejdsgiver stiller et system til rådighed, hvor medarbejderen til enhver tid kan se egne registreringer. For det andet har arbejdsgiver pligt til at sørge for, at oplysningerne gemmes i en periode på fem år.
Hvad bør HR tage stilling til?
Som HR-ansvarlig er det oplagt, at du sammen med ledelsen fastlægger, hvilken metode I vil bruge til arbejdstidsregistrering.
Derudover bør HR fastlægge retningslinjer for medarbejdere og ledere, herunder hvornår de registrerer tid (hver dag eller hver uge?), og hvad de skal registrere som arbejdstid, pauser og ferie. Derudover bør der også tages stilling til, hvilken procedure der skal være for godkendelse af den enkelte medarbejders tidsregistrering.
Udover de mere juridiske retningslinjer kan HR også med fordel italesætte hele dette nye område overfor medarbejderne. Nogle synes måske, det er godt, at de nu kan dokumentere arbejdstid. Andre finder det måske indskrænkende at skulle registrere arbejdstid på klokkeslæt. Men uanset egne holdninger bliver disse regler nu gældende for næsten alle lønmodtagere. Så vend det til noget positivt - nu har I nemlig mulighed for at passe endnu bedre på jeres medarbejdere. Fortæl dem også, at I ikke bruger tidsregistreringssystemet til at kontrollere dem (medmindre I selvfølgelig planlægger det), og at tillid og fleksibilitet er intakt.
Hvis du vil høre mere om de nye regler for registrering af arbejdstid, så deltag i Lessor Groups webinar den 1. november 2023.