Hvorfor bruger HR-teamet flere timer på Excel end på mennesker?

Den usynlige barriere mellem HR og strategisk indflydelse

“Vi møder konstant HR-professionelle, der er frustrerede over ikke at kunne levere det, deres organisation har brug for,” fortæller Thomas Falther, produktchef hos MinRefusion og ekspert i automatiske processer. “De ved, at de kunne bidrage med meget mere omkring medarbejderudvikling, fastholdelse og organisationskultur. Men tiden forsvinder i manuelle processer, som egentlig ikke kræver deres ekspertise.”

Problemet er ikke nyt, men det bliver stadig mere presserende. I en tid, hvor virksomheder kæmper om talenter, og hvor medarbejdertrivsel er blevet et konkurrenceparameter, sidder HR-afdelinger fast i administrative mønstre fra en anden tid.

Tag refusionsprocesser som eksempel. En virksomhed med knap 1.300 ansatte kunne bruge fulde arbejdsuger hver måned på at håndtere sygdom og barsel; tid der gik fra deres egentlige kerneopgaver. Samme data skulle indtastes flere steder, processer varierede afhængigt af, hvem der sad med opgaven, og kritisk viden forsvandt ofte mellem forskellige afdelinger.

Når barsel bliver et koordineringsprojekt

En særlig udfordring opstår omkring komplekse processer som barsel. “Det bliver ofte til et mini-projekt, hvor HR skal holde styr på medarbejder, leder, økonomi og myndigheder – uden at have ét samlet overblik,” forklarer Falther. “Vi ser virksomheder, hvor barselsplanlægning nærmest bliver en fuldtidsbeskæftigelse i perioder.”

En HR-specialist fra detailbranchen beskriver det således: Tidligere modtog hun mails om kommende barsler, skulle oprette fraværet i forskellige systemer, registrere det manuelt i oversigter og derefter følge op løbende. “Det var en jungle,” som hun udtrykker det. I dag håndteres samme proces automatisk, og hun kan fokusere på den menneskelige side – at sikre en god overgang for både medarbejder og team.

De økonomiske konsekvenser går begge veje

Ud over den tabte strategiske værdi er der også direkte økonomiske konsekvenser. “Det er ikke usædvanligt, at virksomheder mister hundredtusindvis af kroner årligt i refusioner, simpelthen fordi ingen har det fulde overblik,” påpeger Falther.

En fødevarevirksomhed opdagede efter automatisering, at de nu fik søgt refusion for sygdom i de første otte uger af en ansættelse - noget de aldrig havde prioriteret før, fordi det ofte ikke gav pote. Men når processen er automatisk, fanges også disse mindre beløb, som samlet set udgør betydelige summer.

Omvendt er der også den tid, HR bruger på at være “politibetjent” over for kommuner og myndigheder. “Når refusionen ikke stemmer overens med det ansøgte, kan der gå timer med at ringe rundt og få svar,” fortæller Falther. “Det er tid, som HR-medarbejdere kunne bruge på at skabe værdi for organisationen.”

“Det handler ikke om at implementere komplicerede løsninger,” understreger Falther. “Det handler om at stille det simple spørgsmål: Hvis vi skulle designe denne proces fra bunden i dag, ville vi så gøre det på samme måde?”

Vejen frem starter med ét skridt

Transformation behøver ikke ske over natten. Mange virksomheder starter med at identificere deres mest tidskrævende manuelle proces og tager den derfra.

“Vælg én proces. Kortlæg, hvordan den foregår i dag, og vær ærlig omkring, hvor meget tid der reelt bruges,” råder Falther. “Spørg derefter: Hvad kunne HR-teamet opnå, hvis denne tid blev frigjort?”

HR’s egentlige mission

HR-professionelle valgte ikke deres karriere for at være administratorer. De valgte den for at arbejde med mennesker, udvikling og for at skabe arbejdspladser, hvor medarbejdere trives.
“Når vi frigør HR fra de manuelle processer, frigør vi også deres potentiale til at være den strategiske partner, som moderne virksomheder har brug for,” afslutter Falther. “Det handler ikke kun om effektivitet – det handler om at lade HR-funktionen blomstre i sin egentlige rolle som kulturskaber og organisationsudvikler.”

Spørgsmålet er ikke, om virksomheder har råd til at automatisere. Spørgsmålet er, om de har råd til at lade være.