En god onboarding er afgørende for, at nye medarbejdere får en tryg og professionel start i virksomheden. Onboarding handler ikke kun om den første arbejdsdag eller en velkomstmail. Det handler om at skabe de bedste forudsætninger for, at den nye kollega hurtigt føler sig velkommen, får overblik over opgaverne og bliver en del af både det faglige og sociale fællesskab.
En grundig onboarding kan samtidig have stor betydning for fastholdelsen. Hvis der ikke er taget hånd om de vigtigste forhold i opstarten, kan den nye medarbejder hurtigt blive usikker, frustreret eller i værste fald vælge at sige op igen. Det kan blive dyrt for virksomheden, da en rekrutteringsproces både kræver tid, ressourcer og involvering fra flere personer. Derfor betaler det sig at investere i en gennemtænkt onboardingproces.
Onboarding er en fælles opgave
Når en ny medarbejder starter, bør onboarding betragtes som en fælles opgave i hele organisationen. Det sender et vigtigt signal, at virksomheden er klar til at tage imod den nye kollega, og at der er afsat tid til introduktion, spørgsmål og støtte.
Det handler både om den praktiske forberedelse og om den måde, medarbejderen bliver mødt på. En ny medarbejder lægger hurtigt mærke til, om der er styr på opstarten, og om kolleger og ledere er informerede om, at vedkommende begynder.
Få styr på det praktiske fra dag ét
Inden den nye medarbejder møder ind, bør alt det praktiske være på plads. Der skal være en fast arbejdsplads, som ikke kun er ledig den første dag, men som reelt er den nye medarbejders plads.
Derudover skal computer, eventuel mobiltelefon, adgangskort, mailadresse og systemadgange være klar fra begyndelsen. Det giver en langt bedre start, når den nye kollega kan komme i gang med det samme og ikke skal bruge de første dage på at vente på basale arbejdsredskaber.
De fleste nye medarbejdere har et ønske om hurtigt at kunne bidrage til opgaverne. Derfor er det vigtigt, at virksomheden ikke kommer til at spænde ben for den motivation med manglende forberedelse.
Skab en god og personlig velkomst
En god velkomst behøver ikke være stor eller dyr, men den skal være gennemtænkt. Mange steder er det god skik, at der står en buket blomster, lidt chokolade eller en anden lille hilsen på skrivebordet den første dag.
Det vigtigste er signalværdien. Den nye medarbejder skal mærke, at virksomheden har glædet sig til, at vedkommende starter, og at der er gjort en indsats for at skabe en god første dag.
Lav en tydelig onboardingplan
En onboardingplan giver struktur og tryghed for både medarbejderen, lederen og kollegerne. Planen kan med fordel indeholde møder, introduktioner, relevante opgaver og tidspunkter for opfølgning.
Det er en god idé at planlægge, hvem den nye medarbejder skal møde, hvilke systemer og processer der skal introduceres, og hvilke opgaver vedkommende kan starte med. På den måde undgår man, at opstarten bliver tilfældig, og den nye medarbejder får et klart billede af den første tid.
Introduktion til virksomheden og vigtige interessenter
Som en del af onboardingprocessen bør den nye medarbejder introduceres til virksomhedens vision, mission, værdier, strategi og organisering. Det kan eksempelvis ske gennem et møde med nærmeste leder, en afdelingsleder eller andre relevante personer i organisationen.
Det er også vigtigt, at den nye medarbejder tidligt får hilst på centrale interessenter. Det kan være interne samarbejdspartnere, eksterne konsulenter, kunder, leverandører eller andre nøglepersoner, som medarbejderen kommer til at samarbejde med. Jo hurtigere relationerne etableres, desto nemmere bliver det for den nye medarbejder at forstå sin rolle og finde vej i organisationen.
Løbende feedback og opfølgning
Feedback er en vigtig del af en god onboarding. Det kan være en fordel at lægge faste 1:1-møder i kalenderen mellem lederen og den nye medarbejder, særligt i den første tid.
Møderne kan bruges til at samle op på, hvordan opstarten går, hvad medarbejderen har brug for hjælp til, og om der er noget i onboardingplanen, der skal justeres. Det behøver ikke være lange møder. Ofte kan en halv time ad gangen være nok til at skabe klarhed og give plads til spørgsmål.
Da mange ansættelser indeholder en prøvetid, er det desuden vigtigt at være opmærksom på tidsfristerne. Hvis samarbejdet mod forventning ikke fungerer, skal der følges op i god tid, så virksomheden kan nå at handle inden for prøvetidens rammer.
Husk det sociale aspekt
Onboarding handler ikke kun om faglige opgaver og praktiske introduktioner. Det sociale aspekt har stor betydning for, om den nye medarbejder føler sig som en del af fællesskabet.
Det kan være en god idé at arrangere en fælles frokost, en uformel kop kaffe med kollegerne eller et mindre socialt arrangement efter arbejde. Det kan også være individuelle møder med de nærmeste kolleger, hvor de hver især fortæller om deres opgaver og samarbejdsflader.
En buddy-ordning eller kontaktperson kan også være meget værdifuld. En buddy kan hjælpe med de små spørgsmål, som kan fylde meget i starten: Hvor ligger kantinen? Hvordan fungerer printeren? Hvor finder man mødelokalerne? Hvem spørger man om hvad?
Giv indblik i afdelingens historie
En ny medarbejder har også brug for at forstå den sammenhæng, vedkommende træder ind i. Derfor kan det være relevant, at kolleger eller leder fortæller lidt om afdelingens historie.
Er der tale om en nyoprettet stilling? Overtager medarbejderen opgaver fra en tidligere kollega? Hvordan har samarbejdet tidligere fungeret? Den slags viden kan være med til at give den nye medarbejder en bedre forståelse af rollen, forventningerne og kulturen i afdelingen.
God onboarding skaber bedre fastholdelse
En god onboardingproces kræver planlægning, men den behøver ikke være kompliceret. Det vigtigste er, at virksomheden har tænkt over både de praktiske, faglige og sociale elementer i opstarten.
Når en ny medarbejder bliver mødt med struktur, nærvær og tydelighed, øger det sandsynligheden for, at vedkommende hurtigt falder til, trives i rollen og får lyst til at blive i virksomheden. God onboarding er derfor ikke kun en investering i den enkelte medarbejder, men også i organisationens samlede rekruttering, fastholdelse og arbejdsmiljø.
