Mindset: Viljen til feedback
Mindsets hos ledere og medarbejdere afgør, om der kan opstå en stærk feedbackkultur. Professor Carol Dweck skelner mellem growth og fixed mindset. De står som modpoler på et spektrum, og alle mennesker befinder sig et sted på det.
Growth mindset er en overbevisning om, at mennesker kan udvikle sig, og derfor kan det betale sig at gøre en indsats for at lære og hjælpe andre med at lære. Ledere og medarbejdere med et growth mindset oplever feedback som en værdifuld kilde til læring. De har vilje til at give og opsøge det.
Fixed mindset er omvendt en overbevisning om, at evner er statiske og medfødte. Man kan, hvad man er født med - og ikke meget mere. Medarbejdere og ledere med et fixed mindset vil undgå feedback, fordi de forventer, at det ikke kan ændre på ret meget.
Mindsets kan dog formes og udvikles. HR kan her gå forrest ved at skabe fokus på mindsets og bidrage til at kultivere et growth mindset i organisationen.
Relation: Tryghed og tillid, der bærer feedback
Når der gives feedback, er relationen mellem to mennesker afgørende. En stærk feedbackkultur kræver relationer, der kan bære feedback.
Relationerne skal være præget af psykologisk tryghed, fordi det gør ledere og medarbejdere mere tilbøjelige til at turde at give feedback, også den korrigerende slags. Hvis det omvendt mangler, holder de det helst tilbage, fordi feedback bliver ubehageligt.
Tillid til, at den anden har gode intentioner med den feedback de leverer, er vigtigt for, om feedbacken bliver modtaget. Omvendt skal der også være tillid til, at den der modtager feedbacken vil bruge den, for ellers oplever man hurtigt, at det ikke kan betale sig at give feedback.
HR kan styrke relationer mellem ledere og medarbejdere. Det kan ske gennem fokus på at fremme psykologisk tryghed og gensidig tillid, når de skal give og modtage feedback.
Situation: Rette tid og sted til feedback
I en stærk feedbackkultur er medarbejdere og ledere opmærksomme på, hvor og hvornår de bør give feedback. Der er også strukturer, som sikrer, at feedback prioriteres.
For mange kikser feedback i hverdagen, fordi de enten oplever at mangle tiden til det, eller fordi de giver feedback på den forkerte tid eller sted. Særligt sidstnævnte kan være problematisk.
Gives feedback i de forkerte situationer er der risiko for, at den afvises og i værste tilfælde gør mere skade end gavn.
Her kan HR spille en vigtig rolle ved at facilitere dedikerede rum med fokus på feedback og skabe faste feedbackkadencer, så feedback får plads. HR kan også hjælpe ledere og medarbejdere med at blive opmærksomme på rette tid og sted for feedback i hverdagen.
Kommunikation: Når feedback gives
I en stærk feedbackkultur er ledere og medarbejdere meget bevidste om, hvad de kommunikerer og hvordan, når de giver feedback.
Den gode feedbackkommunikation fremstår begrundet, forståelig og handlingsanvisende. Der findes utallige feedbackmodeller derude, der instruerer i, hvad man skal sige for at sikre det. Men modellerne tager sjældent højde for, at mennesker har forskellige præferencer for, hvordan feedback skal kommunikeres til dem, og at alles præferencer ikke passer ind i samme model.
Nogle foretrækker, at feedbacken pakkes ind, andre at den leveres direkte - og nogle noget helt tredje. Tilpasser man kommunikationen til modtagerens præferencer, er der større sandsynlighed for, at den tages ind. Det gælder især, når den kommunikeres ud fra, hvad modtageren har brug for at høre, frem for hvad afsenderen synes er vigtigt at få sagt.
Modellerne belyser heller ikke betydningen af kommunikation, der går ud over ord. Når en leder eller medarbejder giver feedback, sender attitude, kropssprog og måden de er til stede i samtalen signaler, som har stor betydning for, hvordan feedbacken opleves - og om den tages ind.
En sidste pointe om kommunikation kommer fra selvbestemmelsesteorien. Den fremhæver, at medarbejdere og ledere er mere motiverede til at ændre adfærd og tage ejerskab, hvis de har medbestemmelse og føler sig involverede. For feedback betyder det, at den ikke må ende som envejskommunikation. Modtageren kan involveres ved at få plads til at dele sine refleksioner på baggrund af feedbacken og være med til at udpege, hvilke elementer fra feedbacken, der er relevante at arbejde med - og hvordan.
For HR bliver opgaven at give redskaber og træne ledere og medarbejdere i at kommunikere feedback med blik for hinandens præferencer og behov – ikke kun i hvad de skal sige, men især hvordan de skal gøre det.
Selvindsigt: Når feedback modtages
Feedback kan gøre ondt at modtage, og mange reagerer defensivt og afvisende, når de får det. Bag reaktionerne ligger en forklaring på, at man reagerer som man gør. Indsigt i den skaber bedre forudsætninger for at modtage selv svær feedback. En stærk feedbackkultur bygger altså på, at ledere og medarbejdere har selvindsigt i rollen som feedbackmodtager.
Feedback rummer en psykologisk konflikt. På den ene side er behovet om at udvikle sig og gøre det godt, som skaber motivation for at få feedback. På den anden side er andre behov, som feedback udfordrer: at føle sig kompetent, opretholde et konsistent selvbillede, føle sig ønskværdig og retfærdigt behandlet. Når mange har svært ved at modtage feedback, skyldes det ofte, at de behov, som særligt fylder hos dem, bliver udfordret.
Løsningen er ikke at forsøge at fjerne behovene; de eksisterer som et grundvilkår. I stedet handler det om, at ledere og medarbejdere forstår, hvad der vækker reaktioner i dem, og hvordan de kan tage hånd om dem. Med den selvindsigt kan de genkende reaktioner, stoppe op og håndtere dem, når de opstår. Det gør det lettere at modtage feedback, som ellers vil blive mødt med modstand. Samtidig kan de bruge selvindsigten til proaktivt at tydeliggøre over for andre, hvordan feedback bedst gives til dem.
HR kan hjælpe ledere og medarbejderes selvindsigt i rollen som feedbackmodtager på vej ved at fremme refleksion over, hvilken feedback der vækker reaktioner, og hvordan de kan håndtere deres reaktioner. Derudover kan HR træne dem i at bruge selvindsigten til at guide andre i, hvad de ønsker feedback på, og hvordan den kan gives, så den bliver taget ind.
