Hvad skjuler jeres fraværsprocent?

Klokken 7.12 tikker en sms ind hos en leder: “Jeg er syg i dag.” Lederen er på vej til et heldagsseminar, svarer “God bedring” og lægger telefonen væk.

Sygemeldingen er givet.

Men fraværet bliver ikke registreret. Outlook og Teams viser stadig medarbejderen som tilgængelig, autosvaret er ikke slået til, og i nogle virksomheder sender telefonomstillingen fortsat opkaldene igennem. Imens forsøger kollegerne at få fat i medarbejderen. Arbejder han hjemme? Møder han senere? Ingen ved det. Opgaver bliver forsinket, aftaler hænger i luften, og kunder ringer måske forgæves.

Én sygedag er netop blevet usynlig. 

Men manglende registreringer er kun halvdelen af problemet. Selv når alle sygedage tælles med, kan den samlede fraværsprocent skjule afgørende forskelle. To medarbejdere kan eksempelvis have 6 sygedage hver. Den ene har været syg én gang i 6 sammenhængende dage. Den anden har haft 6 enkeltstående sygedage – alle på en mandag efter en FCK-hjemmekamp i Parken. I procenten ser det ens ud – men for HR fortæller mønstrene to forskellige historier.

Ét tal – flere virkeligheder

Danmarks Statistiks seneste tal viser, at danske lønmodtageres fravær på grund af egen sygdom i 2024 i gennemsnit svarede til 9,67 fulde arbejdsdage pr. fuldtidsansat. Det udgjorde 4,12 procent af arbejdstiden.¹ For en virksomhed med 100 fuldtidsansatte svarer landsgennemsnittet beregningsmæssigt til cirka 967 arbejdsdage med sygdomsfravær om året.

Tallet siger noget vigtigt om omfanget, men ikke om sammensætningen. Består fraværet af få lange forløb, mange korte perioder eller en stigning i bestemte teams og tidsrum? Derfor bør HR supplere procenten med blandt andet antal fraværsperioder, periodernes længde, udviklingen over tid og forskelle mellem afdelinger.

Bradford-faktoren kan give et ekstra perspektiv. Den beregnes som antallet af fraværsperioder i anden potens ganget med det samlede antal fraværsdage. Den første medarbejder i eksemplet får dermed en score på 6. Den anden får en score på 216. Samme antal sygedage – men et mønster, som forsvinder i den samlede procent.

Et brugbart fraværstjek kan derfor begynde med tre spørgsmål: 

• Er antallet af perioder steget? 
• Er mønstret koncentreret i bestemte teams eller tidsrum? 
• Og peger trivsels- eller arbejdsmiljødata i samme retning? Så bliver nøgletallet begyndelsen på en undersøgelse frem for afslutningen på en konklusion.

Et signal er ikke en forklaring

Bradford-faktoren fortæller ikke, hvorfor et mønster findes. Et tilbagevendende mandagsfravær kan lede tankerne hen på søndagens fodboldkamp. Men årsagen kan lige så vel være et behandlingsforløb, omsorgsforpligtelser eller belastninger i arbejdet.

En høj score er derfor hverken en dom over medarbejderen eller dokumentation for pjæk, lav loyalitet eller tabt produktivitet. Den er et signal om, at situationen bør undersøges nærmere. Data kan pege på, hvor en samtale er relevant; kun dialogen kan give konteksten.

Her skal fraværspolitikken bevise sin værdi. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) peger på, at sygemeldingsprocedurer kan have en positiv effekt på sygefraværet, når de følges ensartet og med opfølgning.² En politik i et dokument gør altså ikke arbejdet alene. I en travl hverdag skal lederen opdage, at en aftalt tærskel er nået, vide, hvad der forventes, og have mulighed for at handle ordentligt.

Fra sygemelding til handling

Vejen til bedre opfølgning begynder ikke med flere nøgletal, men med en enkel sygemelding, der faktisk bliver registreret. Den stærkeste fraværsproces er den med færrest brud: én registrering, et aktuelt overblik, relevante rapporter og en aftalt opfølgning.

Et digitalt fraværssystem kan samle kæden. I BitaBIZ kan medarbejderen registrere sygdom fra mobilen, hvorefter lederen får besked. Fraværet kan opdatere kalender, telefonomstilling og fraværsstatus og indgå direkte i rapporteringen. Ved aftalte tærskler kan lederen modtage en påmindelse med virksomhedens egen instruks.

Systemet kan ikke forklare fraværet, stille det omsorgsfulde spørgsmål eller finde den rigtige løsning sammen med medarbejderen. Men det kan gøre signalerne synlige og forhindre, at den aftalte proces forsvinder i en travl indbakke. Det er dér, fraværsdata bliver et bedre grundlag for rettidig handling og dialog. Fraværsdata har først værdi, når sygedagen bliver registreret, signalet bliver set, og dialogen følger.

Når tallene er talt, står ét spørgsmål tilbage: Hvad siger jeres måde at håndtere sygefravær på om den arbejdsplads, I ønsker at være?

Læs mere om, hvordan BitaBIZ understøtter fraværsregistrering, overblik og opfølgning