Kandidater husker ikke nødvendigvis stillingsopslaget, de husker følelsen af afslaget: tavsheden, standardmailen, manglen på forklaring eller omvendt den respektfulde besked, der gjorde hele forskellen.
Spørgsmålet er derfor ikke kun, om vi får sendt afslaget. Spørgsmålet er også, om vi bruger afslaget til at afslutte processen på en måde, der understøtter den kandidatoplevelse, vi som virksomheder ønsker at skabe.
Afslaget former kandidatens oplevelse af retfærdighed
I studiet The Effect of Different Rejection Letters on Applicants’ Reactions (2019) blev ansøgeres reaktioner på afslag undersøgt med fokus på blandt andet svartid, graden af formalitet samt om afslaget var personligt adresseret eller generisk, og hvordan afslaget var formuleret. Studiet viste, at kandidater, der modtog et hurtigt svar, i højere grad var tilbøjelige til at søge igen hos samme virksomhed. Samtidig pegede resultaterne på, at måden, afslaget blev kommunikeret på, havde betydning for kandidaternes reaktioner, herunder deres tilfredshed med rekrutteringsprocessen og deres oplevelse af, hvor retfærdig udvælgsesprocessen havde været.
Et enkelt studie kan ikke forklare alle kandidaters reaktioner, men det peger på noget væsentligt: Afslaget er ikke kun en praktisk besked. Det er en vigtig del af kandidatens oplevelse og vurdering af, om processen har været retfærdig og respektfuld.
Når standard bliver for generel
Problemet med standardiserede afslag opstår, når standarden bliver så generel, at den ikke giver kandidaten nogen reel forståelse eller brugbar information.
I Starreds Candidate Experience Benchmark (2024), baseret på data fra 1,5 mio. rekrutteringsforløb, fremgår det, at 48 % af afviste kandidater ikke forstod, hvorfor de fik afslag. Når næsten halvdelen af kandidaterne står tilbage uden en klar forståelse, bør vi som virksomheder se nærmere på, hvordan vi kommunikerer afslag.
Formuleringer som “vi har valgt at gå videre med ansøgere, der matcher stillingen bedre” eller “vi har modtaget mange kvalificerede ansøgninger” kan være korrekte. Men de fortæller sjældent kandidaten noget om vurderingen. Var profilen for bred? Manglede der erfaring? Eller handlede det om timing, lønniveau eller intern prioritering?
Afslaget behøver ikke rumme hele beslutningsgrundlaget, men det bør efterlade kandidaten med en oplevelse af, at beslutningen er truffet på et sagligt grundlag.
Det gode afslag skaber en værdig modtagerposition
Afslaget er ikke kun en besked om, hvem der ikke blev valgt. Det er også en tekst, der skaber og positionerer en modtager. Et godt afslag giver kandidaten en plads i fortællingen, også selvom kandidaten ikke får jobbet.
I praksis handler det om at arbejde bevidst med små sproglige valg: hvordan afslaget indledes, hvordan beslutningen formuleres, hvordan kandidatens indsats anerkendes, og hvordan beskeden afsluttes. Det er ofte netop disse formuleringer, der afgør, om afslaget opleves som en neutral standardmail eller som en respektfuld afslutning på en rekrutteringsproces.
I stedet for at placere ansøgeren i en mangelfuld position, som én, ”der ikke matcher stillingen”, kan vi flytte fokus til relationen mellem erfaring og opgave: “Vi har valgt en kandidat med især erfaring inden for interessenthåndtering og projektledelse.” Det gør afslaget mere konkret, fordi kandidaten ikke reduceres til et fravalg, men får en forståelig begrundelse.
Det samme gælder måden, kandidatens indsats anerkendes på. Hvor “Du er desværre ikke kommet i betragtning” lukker processen hurtigt, giver “Tak for den tid og interesse, du har vist os i processen” kandidaten en mere anerkendende afslutning. Og hvor “Vi ønsker dig held og lykke fremover” kan opleves korrekt, men upersonlig, åbner “Vi håber, du har lyst til at holde øje med fremtidige muligheder hos os” for, at relationen ikke nødvendigvis slutter ved afslaget.
