Nye sygedagpengeregler: HR skal sikre, at virksomheden reagerer i tide

Med de nye regler er kommunens rolle ændret i en række sygefraværsforløb. Fremover skal kommunen koncentrere sin indsats om de forløb, hvor behovet er størst. Det betyder, at sygemeldte medarbejdere, der har et job at vende tilbage til og forventes at blive raskmeldt inden for 26 uger, som udgangspunkt ikke længere skal til opfølgningssamtaler med kommunen.

Virksomheden skal som hidtil følge op på sygefraværsforløbet sammen med medarbejderen. Opstår der behov for støtte eller sparring, skal virksomheden i højere grad selv kontakte kommunen.

Ifølge Birgitte Poulsen, chefkonsulent i videnshuset Cabi, er der derfor god grund til at bruge sensommeren på at få styr på både de nye regler og virksomhedens egne arbejdsgange.

”De fleste virksomheder har allerede rutiner for sygefravær. Men de nye regler giver anledning til at se dem efter i sømmene. Er det fx tydeligt, hvornår HR skal involveres, og hvem der kontakter kommunen, hvis et forløb udvikler sig anderledes end forventet?” spørger hun.

HR skal omsætte reglerne til en klar praksis

De nye regler ændrer ikke virksomhedens frister, men behovet for at justere praksis afhænger af virk-somhedens udgangspunkt. Nogle skal blot præcisere enkelte arbejdsgange, mens andre har brug for en tydeligere rollefordeling mellem lederen og HR. Det afgørende er, at det på forhånd står klart, hvornår HR skal inddrages, og hvem der kontakter kommunen, hvis der bliver brug for hjælp.

”Det er jo typisk lederen, der har den løbende kontakt med den sygemeldte og følger, om planen for tilbagevenden holder. Her kan HR sparre om dialogen med medarbejderen, skabe overblik over mulighederne for støtte og hjælpe med at vurdere, hvornår kommunen bør inddrages. Samtidig skal HR sikre, at virksomheden overholder fristerne og har klare arbejdsgange for alle forløb,” forklarer Birgitte Poul-sen.

I praksis kan HR fastlægge en enkel vej gennem organisationen. Lederen inddrager HR, når en aftale bliver skubbet, en gradvis opstart ikke fungerer, eller dialogen går i stå. Samtidig skal det være tydeligt, hvem der kontakter kommunen, hvis der bliver brug for hjælp.

Et enkelt forløb kan blive kompliceret

Mange sygefraværsforløb starter med en klar plan for tilbagevenden. HR’s opgave er sammen med lederen at reagere, når planen ikke længere holder.

Birgitte Poulsen giver nogle eksempler på sygefraværsforløb, hvor forudsætningerne pludselig ændrer sig, som mange arbejdsgivere sikkert vil kunne genkende:

”En stressramt medarbejder, der forventede at vende hurtigt tilbage, får et tilbagefald. En ryglidelse viser sig at være værre end først antaget. En gradvis opstart kræver flere hensyn end forventet. Eller dialogen mellem den sygemeldte og arbejdspladsen går pludselig i stå, fordi næste skridt er uklart.”

Når forløbet ændrer sig, skal HR hjælpe lederen med at vurdere, om opgaver, arbejdstid eller hensyn kan justeres, om der er brug for nye aftaler, og om kommunen bør inddrages. Er der behov for støtte, bør virksomheden kontakte kommunen hurtigst muligt.

Den løbende dialog skal vise, om planen holder

Når kommunen som udgangspunkt ikke holder opfølgningssamtaler med henblik på fastholdelse, skal virksomheden selv være tættere på forløbet. Ellers kan en udskudt tilbagevenden eller et ændret behov for støtte blive opdaget for sent.

Den lovpligtige sygefraværssamtale er et vigtigt udgangspunkt, men den kan ikke stå alene. HR bør sikre, at lederen har en fast ramme for den videre dialog med medarbejderen.

”Aftal gerne faste møder, hvor I følger op på medarbejderens situation og beslutter næste skridt. Tal konkret om rammerne, og skriv aftalerne ned, så lederen og medarbejderen har samme billede af planen,” siger Birgitte Poulsen.

Samtalerne bør tage udgangspunkt i, hvad medarbejderen kan klare her og nu, hvilke hensyn der er nødvendige, og om planen for tilbagevenden fortsat er realistisk. Opstår der tvivl, skal lederen inddrage HR. Så kan virksomheden justere kursen eller søge hjælp, før forløbet går i stå.