Før kom CFO'en til fremvisningen. Nu ligger opgaven hos HR

For få år siden begyndte jagten på et nyt kontor ofte med et regnestykke. Hvor mange medarbejdere skal der være plads til, og hvad må hver kvadratmeter koste?

Derfor var det typisk CFO'en eller en anden fra økonomiafdelingen, der stod for opgaven, når ejendomsselskabet Wihlborgs viste nye lokaler frem. I dag er det oftere HR, der har ansvaret for at finde virksomhedens nye kontor.

»For få år siden mødte vi typisk CFO'en eller en fra økonomi, og så handlede det om prisen pr. kvadratmeter. Nu møder vi HR. Kontoret skal skabe værdi for medarbejderne, og det er ofte HR, der kan se, hvad nye rammer skal kunne,« siger Annette Grandahl, HR- og markedschef hos Wihlborgs, der ejer og udlejer kontorejendomme i Storkøbenhavn.

Prisen betyder selvfølgelig stadig noget. Men virksomhederne ser i højere grad også på, om kontoret er attraktivt og passer til den måde, medarbejderne arbejder på.

Arbejdslivet ændrede sig før kontoret

Skiftet tog fart under coronapandemien. Hjemsendelserne viste, at meget kontorarbejde kan udføres uden for kontoret. Siden er den hybride arbejdsmodel blevet en del af hverdagen på mange arbejdspladser.

Det har også ændret, hvad medarbejderne bruger kontoret til. En del af det individuelle arbejde kan klares derhjemme, mens møder, oplæring og opgaver, der kræver løbende sparring, ofte fungerer bedre, når kollegerne er samlet.

Arbejdsopgaven bestemmer indretningen

Det kan Wihlborgs mærke ved fremvisningerne. Når HR står for opgaven, handler ønskerne både om store og små mødelokaler, områder til samarbejde og steder, hvor kolleger kan mødes mere uformelt. Samtidig skal medarbejderne kunne deltage i digitale møder eller trække sig tilbage, når arbejdet kræver ro.

I løbet af en arbejdsdag kan den samme medarbejder have brug for både et stille rum, et mødelokale og et åbent område, hvor en opgave kan løses sammen med kollegerne.

»Kontoret skal afspejle den måde, virksomheden arbejder på. Man bør indrette efter, at der skal være plads til både stille og aktive zoner, og tage højde for, hvilke mennesker der har brug for at arbejde tæt sammen,« siger Annette Grandahl.

Det kaldes aktivitetsbaseret indretning. Medarbejderen kan rykke rundt efter opgaven og er derfor ikke låst til en enkelt kontorplads hele dagen.

Ifølge Annette Grandahl er det vigtigste, at indretningen passer til virksomhedens behov, og at medarbejderne bliver tænkt ind i den. Nogle medarbejdere og opgaver fungerer bedst med en fast arbejdsplads, og så skal der også være plads til det.

Netop derfor giver det mening, at HR oftere sidder med ved bordet, når virksomheden skal finde nye lokaler. Før den beslutter, hvor mange mødelokaler og stillezoner der er brug for, skal den forstå, hvordan medarbejderne faktisk arbejder.

Hvilke afdelinger løser ofte opgaver sammen? Hvordan træffes beslutningerne? Hvor foregår oplæringen af nye medarbejdere? Og hvem har særligt brug for ro?

Nyt kontor, samme gamle indretning

Selvom arbejdslivet har ændret sig, oplever Wihlborgs stadig virksomheder, der indretter deres nye kontor næsten som det gamle.

»Man ser relativt ofte en pæn genhusning. Kontoret er moderniseret, og der er måske mere luft i lokalet, men ellers ligner det meget det, man kom fra,« siger Annette Grandahl.

Problemet opstår, når virksomheden begynder med plantegningen i stedet for arbejdsdagen. Så ender den let med en nyere udgave af det gamle kontor, selvom medarbejderne ikke længere arbejder på samme måde som før.

Derfor bør virksomheden først beslutte, hvad der skal fungere bedre i de nye lokaler.
»Det kan være bedre samarbejde, hurtigere beslutninger eller en kultur, hvor folk mødes mere på tværs. Kontoret løser ikke de udfordringer alene, men de fysiske rammer kan gøre det lettere eller sværere,« siger hun.

Da Wihlborgs selv skulle flytte, begyndte virksomheden derfor med at spørge medarbejderne, hvad der fungerede på det gamle kontor, og hvad de gerne ville ændre. Svarene blev brugt i indretningen af det nye kontor og gav ifølge Annette Grandahl ledelsen indblik i behov, den ellers kunne have overset.

På den måde fik ledelsen et bedre billede af, hvordan medarbejderne faktisk arbejdede, og hvad de nye lokaler skulle kunne. Det betyder ikke, at alle personlige ønsker skal opfyldes.

Ikke fem dage på kontoret

Det betyder heller ikke, at medarbejderne skal tilbage på kontoret fem dage om ugen. Hjemmet og kontoret kan noget forskelligt, og nogle medarbejdere arbejder ganske enkelt bedre, når de sidder for sig selv.

»Vi ser klare fordele ved hjemmearbejde, især når en medarbejder skal koncentrere sig om en konkret opgave. Og digitale møder sparer transporttid og fungerer fint, når relationerne først er på plads,« siger Annette Grandahl.

Hun ser dog også en bagside.

»En udfordring ved hjemmearbejde er, at der er en tendens til, at beslutninger og møder bliver udsat. Det mindsker også fokus på sparring, innovation, helhedsforståelse og fællesskab.«
Når medarbejderne kan arbejde hjemme, skal der også være en grund til at tage ind på kontoret. De skal opleve, at det giver noget, som de ikke lige så godt kunne få derhjemme.
Annette Grandahl bruger bevidst ordet tiltrækning frem for fastholdelse.

»For hvem har egentlig lyst til at blive fastholdt? Det er langt mere interessant at skabe en arbejdsplads, som mennesker aktivt vælger til.«