24.09.2019

Et forbud mod forskudsferie
– er det nu en god ide?

Af cand.jur. Mette Nørlem, COO, DANSK HR

Når den nye ferielov for alvor træder i kraft 1. september 2020, går vi fra det gammelkendte optjeningsprincip, hvor vi optjener ferie i et år og afholder ferien i det efterfølgende år, til et samtidighedsprincip, hvor man løbende optjener og afholder ferie.

Det betyder, at hvor vi før havde en ”pose” fyldt med feriedage at bruge af, når et nyt ferieår satte ind, så skal vi nu fremover løbende spare op til at holde kommende ferier. Det giver jo i realiteten færre muligheder for fleksibelt at holde ferien, fordi vi hele tiden skal vente på, at vi får sparet ferie nok op. For at imødekomme dette har man med den nye ferielov givet muligheden for, at medarbejdernes ”ferieregnskab” kan gå i minus - mod at man så efterfølgende ”afdrager” med senere optjente feriedage eller trækkes i løn, hvis man forlader virksomheden før et tilstrækkeligt antal feriedage er optjent.

Dette lyder alt sammen nemt og tillokkende for medarbejderne, men bortset fra særlige situationer omkring ferielukninger, så er det med at gå i minus ikke en ret, man har, men derimod noget man skal aftale med sin arbejdsgiver.

Beslut inden loven træder i kraft

De fleste virksomheder har fra tid til anden oplevet, at regler ofte bliver til på tilfældigheder. Her mener jeg, at mange ledere / HR-afdelinger sikkert har prøvet, at en medarbejder spørger om en mulighed for et eller andet, og det svar, der gives, danner så præcedens for fremtidige svar. Men dermed ender vi ofte med lidt tilfældige regelsæt, for vi kender nok det, at et svar kan afhænge af, hvem der spørger, hvilken dag der bliver spurgt og andre tilfældige omstændigheder.

Hvis I ikke også vil have, at reglerne om forskudsferie skal tages på et tilfældigt grundlag, så beslut jer nu og få fastlagt gennemtænkte og fornuftige regler, inden den første medarbejder spørger og dermed (tilfældigt)får fastlagt fremtidig praksis. Læs mere om nedenfor, hvad I skal tage med i overvejelserne.

Når bogholderen smækker kassen i…

Ferie kræver administration, og det gælder også den nye ferielov. Det betyder også, at forskudsferie vil kræve, at man kan opgøre og holde øje med, hvem der går i minus, og hvordan regnskabet kommer i balance igen. Det kan derfor umiddelbart virke som den nemmeste løsning bare at have et forbud mod at gå i minus, for så slipper man jo for det regnskab. Men er det nu også en god ide…

Chef, jeg vil have ferie på forskud…

Ved første øjekast kan det se ud som om, at det er nemmest at administrere, hvis man helt forbyder forskudsferie, men husk i ferie er der også et ledelsesmæssigt hensyn. Hermed mener jeg, at selvom det måske administrativt er nemmest at sige nej, så kan der jo være masser af gode grunde til, at man har muligheden. Tænk bare på én af dine allertrofaste medarbejdere, der pludselig får mulighed for at tage to uger til Norge, da hendes bror skal giftes. Vil du sige nej, fordi hun ikke har ferie nok? Eller den nye medarbejder, du gerne vil ansætte, men som har det som et krav, at han kan holde tre ugers ferie til en vandretur i Canada, som har været planlagt i årevis. Ville du ikke gerne have mulighed for at kunne udvise denne fleksibilitet? Så husk forskudsferie giver ledelsesfrihed!

Pas på pengene

Som nævnt kan I tage de praktiske eller de ledelsesmæssige muligheder / udfordringer med i jeres overvejelser, når I fastsætter reglerne for forskudsferie, men I bør også give pengene en tanke. Sagen er jo den, at hvis en medarbejder rejser, inden vedkommende har fået ”afdraget” sit ferieunderskud, så har man mulighed for at modregne i medarbejderens tilgodehavende på løn eller andet.

Det betyder jo umiddelbart, at man uden nogen økonomisk risiko kan sige ja til, at medarbejdernes ferieregnskab kan gå i minus. Men det er jo afgørende, at der er nogle beløb, man kan modregne i. Det vil der som regel være, men der kan være situationer, hvor det ikke er tilfældet - hvis for eksempel en medarbejder bortvises, eller hvis en medarbejder er ansat med prøvetid med mulighed for opsigelse fra dag til dag.

Jeg tænker ikke, at disse økonomiske overvejelser skal afgøre, hvad man vælger om forskudsferie, men de kan jo for eksempel give anledning til, at man skriver, at ferieregnskabet ikke kan gå i minus i prøvetiden.

Skulle der ikke være tilgodehavender at modregne i, så har virksomheden selvfølgelig stadigvæk et krav mod medarbejderen, men et civilt krav eller eventuelt søgsmål er nok ikke en nem løsning.

Det sidste ord i denne sag

Jeg håber, at jeg med dette indlæg har sat gang i nogle overvejelser for at finde den rette løsning for din virksomhed. Jeg skal ikke afgøre, hvad I vælger, men forhåbentligt er du nu lidt bedre klædt på til at træffe et valg.

Hvis I træffer et valg om, at det ikke er muligt at gå i minus, så vil jeg lige give jer en lille ekstra kommentar med på vejen - og måske få jer til at overveje, om det måske alligevel er en god ide at åbne op for forskudsferie - om ikke andet, så i hvert fald i det første ferieår, nemlig år 2020.

For tænk på det scenarie, at vi, når vi starter på et nyt ferieår per 1.september, starter fra nul optjente feriedage. Med en optjening i september har alle medarbejder per 1.oktober KUN optjent 2,08 feriedag. Det betyder altså, at hvis jeres medarbejdere ønsker at holde efterårsferie sammen med familien og børn i uge 42, så er der ikke optjent feriedage nok. Hvis I ikke giver ret til at gå i minus, så betyder det, at I skal sige nej til at jeres medarbejdere kan holde efterårsferie. Og i disse tider med fokus på fastholdelse og brug for arbejdsglæde er det måske ikke det, man vil ”straffe” gode medarbejdere med!

Hvad kan I tage stilling til i forbindelse med forskudsferie, hvis I beslutter jer til, at det er muligt at gå i minus: