25.02.2016

Rapportering fra HR, der gør en forskel for ledelsen

Af Michael Dupont Fischer, Mark Information A/S

HR har bred erfaring med rapportering af vigtige nøgletal og bløde værdier. Indsigt i lønudvikling, fravær og personaleomsætning topper listen af rapporteringstyper, der gør en forskel for ledelsen. Det fremgår af personlige interviews med HR-personer i seks forskellige virksomheder i Norden.

Det debatteres ofte, hvordan HR skaber værdi for virksomheden.

I den sammenhæng kan vi godt tillade os at fremhæve HR-organisationens evne til at bringe vigtig ledelsesinformation frem i lyset.

Interviews med HR-personer i seks forskellige virksomheder vidner om, at HR ofte hjælper ledelsen med at rapportere hardcore nøgletal, der bidrager til beslutningsgrundlaget i forhold til kapacitetsudnyttelse, produktivitetsforbedringer, rekruttering og organisationens præstationsevne.

Samtidig er det også HR-personernes vurdering, at der generelt er øget fokus på indsigt i økonomiske nøgletal, når HR rapporterer til ledelsen. Men rapportering på blødere værdier vinder også indpas, hvis de enten kan måles eller sættes i sammenhæng med bundlinje og virksomhedens strategi.

”Jeg synes, det er interessant at se nøgletal og blødere værdier i en sammenhæng. Derfor synes jeg, det er vigtigt at bruge værktøjer, som sikrer måling på begge områder. Hvis medarbejderengagementet er lavt i en afdeling, viser det sig ofte i form af sygefravær, personaleomsætning og effektivitet. Måling er afgørende for at få hele billedet af, hvordan virksomheden udvikler sig, og hvilke tiltag der bør iværksættes”, siger Solbjørg Myren, der er HR-chef hos Firesafe.

Fravær, personaleomsætning og lønstatistik hitter

Netop ledelsesrapportering på fravær og personaleomsætning er ganske udbredt i HR-afdelingerne. Faktisk topper de to temaer de mest udbredte typer af rapporter fra HR til ledelsen. Lønstatistik er også med i førerfeltet. Det fremgår af de seks HR-personers personlige fortællinger.

”Hvad der er allervigtigst at rapportere afhænger af, hvilken situation virksomheden befinder sig i. Det kan være personaleomsætning, mens der i andre situationer er fokus på lønudviklingen. Der findes dog et par nøgletal som altid er lige aktuelle: Fravær og kapacitetsudnyttelse”, beretter en HR Business Partner fra en større norsk industrivirksomhed.

Hos engrosvirksomheden Solar AB sammensættes kvartalsrapporter med bl.a. sygefravær, antal ansatte, personaleomsætning og fordelingen mellem funktionærer og timelønnede. De har stor interesse blandt cheferne, og nøgletallene er til god støtte, når der skal træffes strategiske beslutninger. I månedlige rapporter sammenlignes landene imellem, så man kan se, hvordan de andre landes tal for sygefravær og personaleomsætning ser ud i forhold til ens egne.

HR analyserer data fra flere informationskilder

Spørgeskemaer til medarbejdere, udtræk fra lønsystemet, personlige samtaler eller automatiseret dataopsamling fra ERP- eller Workforce Management-systemet er nogle af de mest anvendte metoder til indsamling af data til ledelsesrapporteringen.

Oftest kommer de nøgne nøgletal direkte fra IT-systemerne, men uden analyse og opfølgning er informationen mindre værd for ledelsen. Det forklarer Ida Janghed, der er HR Director hos Hilti Sverige:

”Jeg er stor tilhænger af tal – statistikken taler jo sit tydelige sprog, men tallene siger vældigt lidt, hvis de ikke analyseres og følges op på. Det gør man bedst ved at involvere de respektive chefer for hver afdeling og diskutere, hvorfor det ser ud som det gør, og hvad man kan gøre for at forandre situationen”.

Vi har i øvrigt udarbejdet en oversigt over de mest udbredte rapporteringstyper fra HR og hvilke metoder og datakilder, HR typisk anvender til dem. Oversigten er desuden suppleret med et større sammendrag af samtalerne med de seks HR-personer. Den deler vi gerne med dig.