09.10.2018

Far, må vi tage en is?

Om adfærd på det fælles kontor – og 5 gode råd

Af Kirsten Husum, forfatter til Fjolset i de røde bowlingsko

Bzzzzz - bzzzzz- bzzzzz. Det er sjette gang, Caspers telefon brummer på hans skrivebord. Bo bliver afbrudt – igen. Han kan både se og høre sin kollegas telefon, for skrivebordene står tæt i det fælles kontor, hvor de sidder 8 medarbejdere, to og to overfor hinanden.

Casper sidder dybt koncentreret med sine Bose høretelefoner på. Endelig opdager han, at hans telefon ringer:

”Det er far. Hvad vil du skat?”, siger han højt ud i rummet.

”Nej, jeg har sagt til dig, at I ikke skal skændes. Har Bastian fået det bedre? Hør nu efter, Adam! Jeg siger, har Bastian fået det bedre? Hvor mange is har I fået nu? Hm. Ok, så tager I én mere. Ikke flere. Ja. Hej. NEJ sagde jeg! Hej”

Måske kender du også til at blive forstyrret på kontoret, hvor I sidder mange sammen?

Faktisk er telefoner, der ringer og kollegers snak nogle af de største kilder til irritation blandt kolleger ifølge Jan Pejtersen, der forsker i arbejdsmiljø.

Klippet med Casper er fra en ny bog om ledelse, fyldt med dilemmaer fra hverdagen, som medarbejdere og ledere typisk havner i.

Børnene med på arbejde

Casper er formentlig den eneste, der ikke bliver forstyrret af telefonen. Og det er uheldigt, at han ikke selv har en fornemmelse af, at hans telefon og hans højrøstede snak med børnene forstyrrer kollegerne.

Med til historien om Casper hører, at han er ny i teamet, hvor de sidder 8 kolleger i samme kontor. De øvrige teammedlemmer har arbejdet tæt sammen i flere år, før Casper kom til.

Dagen efter episoden med hans telefon, der forstyrrer, vælger Casper at tage sine to tvillingedrenge på 10 år med på arbejde. Igen sidder Casper fordybet med sine høretelefoner på, og det ender med, at hans kolleger bliver involveret i pasningen af børnene.

Problemet er, at det gamle, sammentømrede team har glemt at fortælle Casper om reglerne på kontoret – eller de har ikke tidligere haft et behov for at have fælles regler for adfærd. Men det er blevet synligt med Casper, der skiller sig ud ved i deres øjne at være mere larmende og ovenikøbet tager sine mindreårige børn med på arbejde. Det har de øvrige teammedlemmer ikke gjort før og opfatter det som irriterende. Den nye medarbejder har tilsyneladende en anden grænse for, hvad der er ”tilladt” adfærd på et fælles kontor.

Vi kan – ofte ubevidst – komme til at irritere vores kolleger i hverdagen. Faren er, at små irritationer hober sig op og på et tidspunkt bryder ud i en kollega-konflikt. Men hvad gør man, hvis en kollega ikke selv kan se, at hans eller hendes adfærd generer andre? Eller hvis man selv er i tvivl, om man forstyrrer andre?

Radio og rod på skrivebordet

Vi har nemlig forskellige behov og forskellige grænser for, hvad der forstyrrer os og for, hvad vi oplever som acceptabel og ikke-acceptabel adfærd, når vi skal koncentrere os om arbejdet. Der kan være stor forskel på, i hvor høj grad vi bliver påvirket af f.eks.: 

• En radio, der kører
• Kolleger, der står og taler sammen
• Lyd, der er slået til ved mails og notifikationer
• Kolleger, der taster meget hårdt på deres tastatur
• En printer, der larmer
• Rod på skriveborde
• Temperaturen i lokalet

For nogle er fælles kontorer eller storrumskontorer en udfordring. Fordelene er stadig den gode sociale kontakt mellem kolleger, den vigtige og nemme måde at dele viden på og sparre med hinanden.

Omvendt er forstyrrelser ødelæggende for koncentration og effektivitet. Storrumskontorer gør, at vi er nødt til at tage hensyn til hinanden og indgå kompromisser om adfærd. Det kan være, at du tit afbryder en kollega uden at tænke over det eller bare tænder for radioen uden at tænke over, at andre måske opfatter en radio som støj…

5 konkrete råd til fælles adfærd og trivsel

Netop fordi vores grænser er forskellige, er det vigtigt at snakke om adfærd med både kolleger og ledere. Tag det op og stil hinanden spørgsmål som:

Skal vores telefoner være på lydløs? Skal vi gå udenfor lokalet, når vi taler i telefon? Må vi spise ved vores skrivebord? Skal jeg gå ud, hvis jeg skal holde et hurtigt møde med en kollega? Er det i orden at sige til en kollega, at han eller hun skal dæmpe sig?

Få her 5 råd til en bedre fælles adfærd:

1. Aftal et sæt adfærdsregler, som gælder i det fælles kontor: Lav sammen en guide, som alle er enige i og som også vil gøre det nemmere, når nye kolleger starter. Altså kan man med fordel gøre guiden til en del af arbejdspladsens onboarding. Det kunne have hjulpet teamet i historien, da de ansatte Casper
2. Vedtag et eller flere ”Forstyr ikke-signaler”, så det er tydeligt, hvornår en kollega arbejder koncentreret og som alle skal respektere. Et skilt på bordet, en lampe eller et andet signal
3. Placer dem, der fagligt arbejder sammen tæt på hinanden, så ingen behøver at råbe tværs gennem lokalet
4. Indret f.eks. et caférum til pauser og snak, et rum til fordybelse og et møde- og telefonrum
5. Sæt printere og kaffemaskiner i andre lokaler

Det er vigtigt, at alle synes, at reglerne er rimelige kompromisser, der balancerer mellem respekt og tolerance for hinanden. Derfor bør dialogen være åben og imødekommende, når man skal blive enige om adfærd.

En rød lygte og et æggeur

I de fælles kontorer hos det digitale bureau IIH Nordic har de vakt opsigt med nogle af de mest omtalte HR-tiltag, blandt andet har de med succes indført en 4-dages arbejdsuge – og har oplevet, at de er blevet mere effektive, selv om de kun arbejder 30 timer.

Pomodoro-teknikken er ét af deres over 40 tiltag for at arbejde mere effektivt, og med princippet undgår medarbejderne at forstyrre hinanden: De arbejder 25 minutter uden afbrydelser og holder dernæst pause i 5 minutter. Helt konkret tænder medarbejderen en rød lygte og sætter et æggeur i gang i de 25 minutter og gør det synligt for alle, at her må ikke forstyrres. En simpel teknik, der sammen med andre tiltag har ført til højere effektivitet og ikke mindst større tilfredshed på bureauet. Enkelt – og måske værd at prøve?

Historien med Casper er et uddrag fra bogen ”Fjolset i de røde bowlingsko” med 25 underholdende og virkelighedsnære dilemmaer, som ledere og medarbejdere typisk havner i. Dilemmaer, der kan give inspiration til, hvordan man fremmer trivsel, bedre ledelse og mere arbejdsglæde i hverdagen.