Duy Pham Cecb0 8Hx O Unsplash (1) WEB

IT-afdelingen og HR: Nye bedste venner?

Af Kristian Krohn Djurhuus og Anders Bendix Kiel, partnere, WorkWays

Reglerne for samarbejde er nu skrevet med 0 og 1-taller. Den store opgave fremadrettet, bliver at mestre de nye arbejdsteknologier. Teknologien og organisationen skal mødes og gå hånd i hånd. Et nyt tæt partnerskab mellem HR og IT, bliver derfor en af de vigtigste ingredienser for at få succes som virksomhed. Men det kræver en indsats fra både IT og HR – vi må forstå hinanden for at møde hinandens behov.

Anders Bendix Kiel Kristian Djurhuus

Vi talte forleden med en HR-direktør, for en mellemstor jysk virksomhed, som var blevet interesseret i en af de helt store samarbejdsplatforme under Corona-tiden – nemlig Microsoft Teams. Situationen vi står i, har selvsagt gjort det livsnødvendigt at tænke over, om vi kan gøre det hele lidt smartere. HR-direktøren havde som mange andre, oplevet en endeløs række af online-møder, samt en endnu stærkere strøm af e-mails, kald, chats og filer på kryds og tværs af platforme.

HR-direktøren ville gerne prøve Microsoft Teams, som de faktisk allerede havde tilgængelig, som en del af den ekspanderende Microsoft-familie. Det gik dog uendeligt langsomt at tilgå app’en, grundet en meget specifik VPN-adgang i organisation. Det betød, at adgangen til platformen, bestod af et længere hækkeløb af logins.

I et andet eksempel fra denne uge, talte vi med en ansat fra et Københavnsk universitet, som var begyndt at bruge Microsoft Teams i deres afdeling til møder. Det gik dog ualmindeligt langsomt og spørgsmålene stillet på chatten under møderne, kom først trillende ind i slutningen af online-møderne.

Situationerne er forskellige, men fælles for disse situationer er dog, at de fleste faktisk ikke ved hvorfor det ikke fungerer optimalt. Ej heller hvordan de skal bruge de nye digitale værktøjer. Meget af denne lavpraktik er derfor svære at placere et ansvar for, grundet uvished og forvirring over årsagen og hvem der har ansvaret for dette. I forhold til brugen af de nye digitale værktøjer, står mange medarbejdere i langt højere grad på herrens mark.

Ud over det, får de nye digitale værktøjer heller ikke lang ”prøvetid” hos medarbejderne. Vi er heldigvis blevet vant til friktionsløse oplevelser i den digitale verden – tænk bare hvor nemt det er at tage Airbnb og Facebook i brug. Situationen for de nye samarbejdsplatforme er dog anderledes, idet at deres succes afhænger af, hvordan vi bruger dem sammen – alle sammen. Der skal med andre ord, etableres know-how og spilleregler for dette.

Mange IT-direktørers første prioritet er dog forståeligt nok IT-sikkerhed, hvilket er en konstant udfordring, samt en travl hverdag med drift.

Den store globale kampplads for at tiltrække nyt talent, er dog uomtvisteligt på samme tid, drevet af medarbejdertilfredshed. Derfor er der brug for et agilt, datadrevet og digitalt HR - som i tæt samarbejde med IT-afdelingen, sørger for at medarbejdertilfredsheden holdes i hævd.

I Deloittes forventninger til HR over de næste 3 år, bliver ‘mere automatisering’, ‘flere tech/analytiske evner’ og ‘AI/Analytics centralt for beslutningstagen’ da også fremhævet, som de tre parametre der vil forandre sig mest fremover (Deloitte, “Human Capital Trends”, 2019).

Det er med andre ord, vejen mod ‘the digital HR’, som er brolagt foran os.

Giv din IT-direktør et luftkram - Det nye digitale HR

For at tage de nye digitale samarbejdsplatforme i brug, er der på den ene side brug for nye medarbejderkompetencer. At medarbejderne kan samarbejde digitalt, er ikke en ‘nice-to-have', men en ‘need-to-have' for HR. Konkrete eksempler på hvad det indebærer, kunne være bedre forståelse af arbejdsprocesser, smartere måder at håndtere opgaver, indblik via diverse dashboards og automatiserede workflows.

Det digitale HR skal klæde medarbejderne på, i de nye samarbejdsplatforme, enten ved hjælp af interne, eksterne eller egne ressourcer. Det vil sandsynligvis for de fleste blive en kombination, men kompetencen skal nødvendigvis opbygges internt.

Der skal også træffes valg om, hvordan organisationen samarbejder og kunsten vil være at få landet dette i en travl hverdag. Der skal ligges en strategi for det digitale samarbejde, ved det store runde bord. Det digitale cockpit skal virke og være prioriteret af IT-afdelingen. De har nemlig ofte rygende travlt og har af gode grunde et stort behov for at fokusere på sikkerhed.

Vi er først nu startet på rejsen, men det er HRs unikke chance for at træde tungere ind i den centrale ledelse og stå tilbage med en sammenhængskraft.

Digitaliseringen er selvfølgelig teknologi, men det kan ikke stå alene. Den kommende digitale oprustning for HR, handler i meget stor grad om digital strategi og brugen af de digitale værktøjer. Der skal større fokus på organisationen, processerne, adfærden og kulturen end på det IT tekniske. Ingen af delene kan stå alene. 80% handler om menneskerne og 20% handler om teknologien.

3 Gode råd til HR-chefen:

  • Sørg for at have jeres IT-infrastruktur på plads, inden i springer ud i en samarbejdsplatform som Teams. Inddrag jeres IT-afdeling fra starten af en udrulning.

  • Sørg for at have fokus på fil-strukturen for jeres medarbejdere, i tæt samarbejde med jeres IT-afdeling. Vi oplever ofte at det er en kilde til stor frustration, når medarbejdere har problemer med at finde og dele filer.

  • Sikre at du har en udrulningsplan for samarbejdsplatformen og at du får alle medarbejderne med ombord. Bryd forandringen op i mindre bidder, med fokus på forståelse og hands-on træning.

I næste artikel, vil vi komme med vores bud på, nogle af de konkrete værktøjer HR skal have med i værktøjskassen i 2020.

Læs også:

Transformation til fremtidens organisation går via hjemmearbejde